Aufgabenverwaltung

Die Aufgabenverwaltung ist ein zentrales Werkzeug im Rahmen der Selbstorganisation. Auch wenn wir sicherlich nicht jede unserer Tätigkeiten im Laufe des Tages als „Aufgabe“ bezeichnen würden, sind wir doch den großen Teil des Tages damit beschäftigt Aufgaben abzuarbeiten. Aufgabenverwaltungen helfen uns dabei auszuwählen, welche Aufgaben sich sinnvollerweise gerade erledigen lassen, neue Aufgaben zu erfassen und den bestehenden Aufgabenpool zu organisieren.

Aufgabenverwaltungen sind notwendig, da viele von uns heutzutage eine dreistellige Anzahl an Aufgaben zu erledigen hat, die natürlich verschiedene Dringlichkeiten oder Wichtigkeiten besitzen. Manche dieser Aufgaben wiederholen sich auch, z.B. im Tages- oder Wochenrhythmus. Das kann (und sollte!) man nicht alles im Kopf haben.

Aufgabenverwaltungen gibt es von ganz einfach bis ziemlich komplex und allen Schattierungen dazwischen. Im einfachsten Fall handelt es sich um eine Liste auf Papier oder ein Aufgabenheft sein. Dieses Blog beschäftigt sich jedoch ausschließlich mit elektronischen Lösungen. Hier sind ein paar Ansprüche, die man an entsprechende Software-Lösungen stellen kann:

Geräteübergreifend: Die Software sollte möglichst für alle eingesetzten Geräte verfügbar sein. Zwischen den Geräten ist eine zuverlässige Synchronisation erforderlich.
Fälligkeitstermine und Hinweis auf Fälligkeiten: Ein ganz wesentlicher Vorteil gegenüber Papierlösungen.
Datenschutzfreundliche Ablage oder Verschlüsselung der Daten vor einer Synchronisation in die Cloud.
Strukturierungsmöglichkeiten in Projekte und Ordner.
Meta-Daten wie Tags, Notizen, Wiederholungsregeln, Erstellungs-. Fälligkeits- und Abschlussdatum.
Anhänge: Es kann nützlich sein, Dokumente, die zur Bearbeitung einer Aufgabe erforderlich sind, direkt an diese anhängen zu können.
Unterstützung für GTD-basiertes Arbeiten.
Teamfähigkeit: Für die Aufgabenverwaltung in Firmen ist das ggf. eine wichtige Funktion.

Nicht jeder benötigt natürlich alle diese Features. Die Faustregel ist: Man sollte mit dem Programm arbeiten, was am besten für einen funktioniert. Mit Programmen, die man nicht mag, kann dann in der Regel nicht wirklich produktiv gearbeitet werden. Eine Testphase ist bei einer so zentralen App sicherlich sinnvoll.

Eine andere Kategorie von Anwendungen sind Projektmanagement-Apps. Diese haben den Schwerpunkt Projekte terminlich, finanziell und vom Ressourcenbedarf her zu planen. Im kommerziellen Umfeld werden daher für größere Projekte möglicherweise Projekt- und Aufgabenmanagement-Lösungen benötigt.

Verbreitete Aufgabenmanager für macOS und iOS sind OmniFocus, Things und Todoist.