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Ablage/Referenz

Nicht alles, was an uns herangetragen wird, sind Aufgaben (also etwas, was man machen kann und damit dann erledigt ist). Dennoch könnte die Information oder das Dokument so wichtig sein, dass eine Aufbewahrung sinnvoll ist. Hierfür ist es zweckmäßig, sowohl für reale als auch für virtuelle Dokumente ein Ablagesystem einzurichten.

Eine Ablage für physische Dokumente sind z.B. Ordner. Der Autor bevorzugt Hängemappen samt eines zugehörigen Hängemappen-Schranks. Hängemappen, haben den Vorteil, dass es diese sowohl mit Heftung als auch zum losen Hereinlegen gibt.

Hängemappenschrank
Hängemappen im Hängemappen-Schrank von IKEA

Prinzipiell kann man die Trennung von realen und virtuellen Dokumenten natürlich aufheben, indem man physische Dokumente konsequent einscannt, Stichwort „papierloses Büro“. Das hängt natürlich ein wenig von der eigenen Arbeitsweise ab sowie der Menge und Art solcher Dokumente und der Größe des Ausgangsbestands. In jedem Fall empfiehlt sich dann, sofern noch nicht vorhanden, die Anschaffung eines guten Dokumenten-Scanners mit OCR-Funktion. Letzteres erleichtert das Auffinden der Dokumente.

Die denkbar einfachste Ablage für virtuelle Dokumente sind Dateien und Ordner. Der Vorteil dieses Systems liegt darin, dass wirklich jede Art von Datei dort abgelegt werden kann. Über Dienste wie Dropbox oder iCloud ist sogar eine Synchronisation auf alle verwendeten Geräte realisierbar, ggf. mit vorgeschalteter Verschlüsselung (z.B. mit Boxcryptor) Einfacher und in der Regel auch übersichtlicher sind dedizierte Apps für die Dokumentenablage. Hier eine Liste der grundsätzlichen Anforderungen an eine solche Anwendung:

  • Synchronisationsmöglichkeit auf alle verwendeten Geräte, damit möglichst standortunabhängig gearbeitet werden kann.
  • Unterstützung für möglichst viele Dateitypen, mindestens jedoch PDF, diverse Bildformate, reiner Text, HTML-Dateien und Office-Dokumente.
  • Möglichkeit, Links auf ein Dokument zu erzeugen, damit es z.B. in einer Aufgabe referenziert werden kann.
  • Gute Suchfunktion, um die gewünschte Information schnell und zuverlässig zu finden.
  • Ordnungs- und Strukturierfunktionen wie Ordner und Tags.
  • Möglichkeit, schnell eine neue Notiz zu erzeugen.

Gängige Software-Lösungen im macOS- und iOS-Bereich sind Evernote, DEVONthink, Apple Notizen, Microsoft OneNote und Agenda.