Die richtige Aufgabe für den jetzigen Zeitpunkt auszuwählen, kann bei einem entsprechend großen Pool mitunter länger dauern, als eine Aufgabe zu erledigen. Das ist natürlich nicht optimal. Deshalb gibt es z.B. bei "Getting Things Done®", der Methode, nach der ich mein Aufgabenmanagement weitgehend ausrichte, das Konzept des Kontexts. Jeder Aufgabe wird ein Kontext zugewiesen, wie eine Person, ein Ort oder ein Werkzeug wie z.B. einen Computer.
Treffen wir dann z.B. eine bestimmte Person, können wir schnell nachschauen, ob bezüglich selbiger eine Aufgabe zu erledigen ist, z.B. eine Information weiterzugeben oder zu erfragen. Genau deshalb hatte OmniFocus, die Aufgabenverwaltung meiner Wahl, schon in den ersten Versionen die Möglichkeit, für jede Aufgabe einen Kontext einzugeben. Über eine Kontextansicht war es dann möglich, seinen Aufgabenpool nach Kontexten sortiert auszugeben.
Inzwischen haben zumindest die besseren Aufgabenmanager, auch OmniFocus, dieses Konzept erweitert, und bieten an, jeder Aufgabe einen oder mehrere Tags (auf Deutsch könnte man sagen Schlagwörter) zuzuweisen. Auch "Erinnerungen" der "eingebaute" Aufgabenmanager vom macOS, iOS und iPadOS bietet diese Möglichkeit. In diesem Zusammenhang: Unterschätzt diese App nicht, Apple hat sie nach und nach zu einer recht leistungsfähigen Aufgaben-App ausgebaut, die zwar nicht an OmniFocus oder Things heranreicht, für viele aber dennoch ausreichend sein sollte. Die Ausführungen in diesem Artikel gelten daher für alle Aufgabenmanager, die Tags unterstützen.
Die Idee dahinter ist, das Konzept des Kontexts zu verfeinern. Wenn wir z.B. gerade einen Computer zur Verfügung haben und voller Energie stecken, können wir an diesem andere Aufgaben erledigen als wenn wir nach sechs Stunden intensiver Arbeit "durch" sind. Sowas können wir natürlich bei der Planung / beim Eintragen von Aufgaben gleich berücksichtigen und einen Tag für den notwendigen Energielevel vergeben. Dieser Artikel stellt eine Ideensammlung für mögliche Tags zusammen.
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