Meine Kassenbons speichere ich zu verschiedenen Zwecken in DEVONthink. Damit das Erfassen nicht zu lästig wird, soll das möglichst einfach und schnell gehen. Je nach Situation gibt es verschiedene Möglichkeiten, einen Bon zu erfassen:
- Wenn der Bon als E-Bon vorliegt (was ich bevorzuge, wenn immer das möglich ist), wird er per Share-Sheet einem Kurzbefehl übergeben, der ihn nach DEVONthink weiterleitet. Das kann entweder auf dem Mac, dem iPhone oder dem iPad passieren.
- Wenn der Bon in Papierform vorliegt, mache ich mit dem iPhone ein Foto und übergebe dieses an den o.g. Kurzbefehl.
Der Kurzbefehl kümmert sich auf allen genannten Plattformen auch um die Benennung der Bon-Datei. Dazu verwende ich das Namensschema Kassenbon-Datum-Geschäft (Datum im Format: Jahr-Monat-Tag). Beispiel:
Kassenbon-2023-10-20-Edeka
Dieses Schema geht davon aus, dass ich ein Geschäft/eine Kette nur einmal pro Tag aufsuche, was so gut wie immer zutrifft. Ansonsten müsste man z.B. die Uhrzeit noch integrieren. Der Name des Geschäfts wird vom Kurzbefehl interaktiv abgefragt:
Wie geht's dann weiter? Der Kurzbefehl befördert den Bon in den globalen Eingang von DEVONthink. Hier kümmert sich dann in der Mac-Version eine intelligente Regel um die Einsortierung in die richtige Datenbank und den gewünschten Ordner. Dabei mache ich mir zunutze, dass die Datei mit "Kassenbon" beginnt.
Kurzbefehl
Schauen wir uns zunächst den Kurzbefehl an:
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