Apple Get Organized

Zeiterfassung mit Toggl und Timery

Timery (Screenshot)

Nach einem Einführungsartikel neulich zum Thema Zeiterfassung auf Apple-Geräten möchte ich heute näher auf die von mir eingesetzte Toggl-Timery-Kombo eingehen. Ihr kommt damit mit wenig finanziellem Aufwand zu einer recht umfassenden Lösung für Mac, iPad und iPhone. Wie schon angedeutet, habe ich hier zwei Produkte zu einer Gesamtlösung kombiniert.

Toggl

Toggl, ein Unternehmen mit Hauptsitz in Estland, ist in erster Linie ein Webdienst zur professionellen Zeiterfassung. Inzwischen wurde aber auch noch ein Projektmanagement hinzugefügt, welches ich aber nicht nutze. Für den Einstieg benötigt man zuerst also mal ein Toggl-Konto. Dieses ist kostenlos, sofern einem die gebotenen Funktionen ausreichen. Bestimmte Team- und Berichtsfunktionen sowie Dinge wie Stundensätze erfordern einen kostenpflichtigen Tarif, der bei neun Dollar im Monat beginnt. Für meine Zwecke hat die freie Stufe bisher ausgereicht.

Zum Einstieg habe ich mir erstmal ein paar Projekte angelegt, von denen ihr hier ein paar Beispiele seht:

Projekte in Toggl (Screenshot)

Ich verwende eine Farbcodierung fürs Blog, persönliche und dienstliche Projekte, die sich dann durch das ganze System bis hin zu den Berichten zieht. Außerdem habe ich mir unter „Clients“ meine wichtigsten Kunden angelegt. Was Toggl betrifft war’s das eigentlich schon, den Rest erledige ich in Timery. Damit ich das machen kann, brauche ich mein sogenanntes API-Token, denn Timery speichert meine Zeiterfassungsdaten nicht selbst, sondern greift dafür auf Toggl zurück. Euer API-Token erhaltet ihr auf euerer Profil-Seite in Toggl. Behandelt es wie ein Kennwort, denn es ermöglicht den Komplettzugriff auf eure Toggl-Daten.

API-Token (Screenshot)

Timery

Timery (Basisfunktionen kostenlos, Mac, iPad und iPhone, App-Store-Link) können wir uns als funktionaleres und hübscheres Interface zu Toggl vorstellen. Toggl bietet zwar selbst auch Apps an, die aber IMHO nicht an Timery heranreichen. Es wird völlig unabhängig von Toggl entwickelt und nutzt dessen umfassende Programmierschnittstelle (API) für den Datenzugriff. Ich habe mir Timery so konfiguriert, dass es mit dem System startet, in der Menüzeile lebt und dort den aktuell laufenden Timer anzeigt:

Laufender Timer in der Menüzeile (Screenshot)

An der Farbe des Symbols vor dem Timer erkenne ich, zu welcher Projekt-Kategorie (s.o.) dieser Timer gehört, eine schöne Gedächtnisstütze. Klickt ihr auf den Timer öffnet sich das Menü der App, über welches ihr Timer auswählen, stoppen oder starten könnt:

Zeiterfassung in Timery (Screenshot)
Bitte anklicken/antippen für größere Version

Ich steuere die App hauptsächlich über mein Stream Deck, aber es spricht natürlich nichts gegen die Nutzung dieses Menüs, was übrigens mit zahlreichen Tastenkürzeln versehen ist.

Meine Projekte aus Toggl habe ich in Timery als sogenannte „Saved Timers“ abgelegt. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff übers Menü und über Kurzbefehle, somit quasi eine Art Favoriten-Funktion:

Timery Saved Timers (Screenshot)

Timery verwendet hier automatisch die in Toggl festgelegten Farben. Die Projektliste ist übrigens nicht fest. Es gibt langlebige Projekte wie die im Screenshot abgebildeten, aber zeitlich beschränkte, die dann irgendwann abgeschlossen sind.

Die App kommt mit sehr vielen Kurzbefehl-Aktionen, auch auf dem Mac ab macOS 12. Dies öffnet Tür und Tor für zahlreiche Automatisierungen, von denen ich sicherlich einige hier vorstellen werde:

Timery Kurzbefehl-Aktionen (Screenshot)

Timery bietet dann noch eine der besten Widget-Unterstützungen auf Apple-Plattformen. Die Auswahl ist groß, allein auf dem Mac sind sechs Grundtypen, teilweise in verschiedenen Größen verfügbar:

Timery-Widget (Screenshot)

Mit dieser Auswahl fällt es leicht, sich auf iPhone oder iPad einen kompletten Time-Tracking-Screen aus verschiedenen Widgets zusammenzustellen.

Auswertungen gibt’s natürlich auch direkt in der App, sowohl als chronologisches Log als auch über grafische Wochenreports. Es ist Teil meiner abendlichen Shutdown-Routine geworden, mir die täglichen Einträge anzuschauen mit Anmerkungen zu versehen und ggf. Korrekturen und Ergänzungen vorzunehmen. Es gibt auch eine Schlagwort-Funktion (Tags) in Timery und Toggl, die ich bisher recht wenig verwende.

Um alle Timery-Funktionen zu nutzen, wird ein Jahresabo, allerdings zu erschwinglichen 9,99 € für 12 Monate, fällig,

Automatisierungen und erstes Fazit

Sowohl die Kurzbefehl-Aktionen von Timery als auch die Programmierschnittstelle von Toggl öffnen einen großen Spielraum für Automatisierungen. Einen Plus-Artikel hierzu gibt es bereits, weitere werden folgen. Es ist z.B. durchaus denkbar, dass bestimmte Aktivitäten automatischen einen passenden Timer starten.

Alles in allem hat sich hier erstmal eine gewisse Routine bei der Zeiterfassung eingestellt. Der Mehraufwand ist überschaubar und ich konnte den gesammelten Daten erste Erkenntnisse entnehmen. Dementsprechend ist das Toggl/Timery-Duo bei mir erstmal zum festen Bestandteil meiner Workflows geworden.

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Ich arbeite seit 2008 mit iPhones und Mac-Computern und habe inzwischen Hunderte von Automatisierungen erstellt. Gerne stelle ich mein Wissen zur Verfügung! Weitere Infos hier.

Über den Autor

Markus Jasinski

Markus Jasinski ist ein Rostocker Unternehmer, Naturwissenschaftler, IT-Spezialist, Autor, Coach, Dänemark-Fan, überzeugter Radfahrer und nicht zuletzt „Computer Geek“ und Smart-Home-Enthusiast. Sein erstes iPhone kaufte der promovierte Naturwissenschaftler im Jahre 2008, kurze Zeit später wurde er dann auch zum Mac-Nutzer. Nach und nach gesellten sich iPad, Apple TV und Apple Watch hinzu.

Um diese vielfältigen Interessen und Aktivitäten "unter einen Hut" zu bekommen befasst sich der gebürtige Westfale seit über zehn Jahren mit den Themen Selbstorganisation und Aufgabenmanagement, die ebenfalls ein Schwerpunkt dieses Blogs sind.

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