DEVONthink, eine App über die ich schon viele Artikel veröffentlicht habe, ist meine zentrale Dokumenten- und Notizenablage auf Mac, iPhone und iPad. Das Strukturierungsmerkmal auf der obersten Ebene ist in DEVONthink die Datenbank. Von denen habe ich zur Zeit sechs Stück und ich möchte heute einfach mal beschreiben, welche das sind. Vielleicht hilft es Neueinsteigern, eine Struktur für die Dinge zu finden, die in der App abgelegt werden sollen.
Da ich DEVONthink schon sehr lange einsetze, ist meine Strukturierung sicherlich irgendwo auch historisch gewachsen und daher nicht perfekt. Angefangen hatte ich damals mit zwei Datenbanken, eine für private und eine für dienstliche Dokumente. Im Prinzip gibt es die – in etwas angespeckter Form – immer noch. Aber schauen wir uns einfach mal alle Datenbanken in alphabetischer Reihenfolge an.
Dokumente
Diese Datenbank könnte man vielleicht am besten mit der Überschrift “das papierlose Büro” überschreiben. Sie besteht hauptsächlich aus PDFs und beinhaltet:
- Rechnungen
- Überweisungsbelege
- Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen
- Steuerbescheide
- Versicherungspolicen
- Urkunden und Zeugnisse
- Verträge
Einige dieser Dokumente sind durch Einscannen von Papieren entstanden, andere wiederum gelangen aus Mail via Hazel hierher (z.B. mit diesem Workflow).
Diese Datenbank ist sehr zentral, falls hier mal die Bude abbrennen sollte. In ihr habe ich alle wichtigen Dokumente in elektronischer Form.
Links
Diese Datenbank habe ich erst kürzlich ausführlich vorgestellt.
Notizen
Meine Wissensdatenbank (PKB) in Form von strukturierten Notizen. Hierzu gibt es einen Plus-Artikel aus dem letzten Jahr. Alle Dokumente dieser Datenbank liegen im Markdown-Format vor. Ich könnte daher jederzeit auch auf ein anderes System, wie z.B. Obsidian, umsteigen, falls mir die Möglichkeiten in DEVONthink nicht mehr ausreichen sollten. Besteht nur aus vier Hauptgruppen, die sich dann aber feiner unterteilen. Ein Bereich für tägliche Notizen spielt hierbei eine wichtige Rolle.
Privat
Eine meiner beiden Ur-Datenbanken. Sie enthält private/nicht dienstliche Dokumente außer Notizen (s.o.). Hier finden sich auch Dokumente wie Bilder und PDFs, auf die in Notizen Bezug genommen wird. Besteht aus recht vielen Gruppen wie zum Beispiel:
- Buchprojekte
- Dänemark
- Essen (Rezepte, Speisekarten, …)
- Fahrrad (Testberichte, Pflegetipps usw.)
- Finanzen
- Formulare
- Fotografie
- Humor (u.a. Cartoon-Sammlung)
- Politik/Wirtschaft (u.a. Zeitungsartikel)
- Rechtliches
- Reisen (Reiseunterlagen, Tipps für Reisen, …)
- Sprachen
- Technik
- Wissenschaft (hauptsächlich Artikel)
Screenshots
Screenshots für mein Blog und für die Arbeit. Zu dieser Datenbank gibt es einen separaten Artikel im Blog.
Visisoft
So heißt meine Firma ;-). Dies ist meine zweite Ur-Datenbank. Sie enthält – wie man sich nun denken kann – dienstliche Dokumente außer Notizen (s.o.). Sie enthält ebenfalls auch Dokumente, auf die in Notizen Bezug genommen wird. Es gibt nicht ganz so viele Gruppen wie in “Privat”. Dazu gehören u.a.:
- Büro
- Kunden (mit einer Untergruppe pro Mandant)
- Marketing
- Rechtliches
- Server
