Get Organized

Meine DEVONthink-Datenbanken

DEVONthink-Tipps

DEVONthink, eine App über die ich schon viele Artikel veröffentlicht habe, ist meine zentrale Dokumenten- und Notizenablage auf Mac, iPhone und iPad. Das Strukturierungsmerkmal auf der obersten Ebene ist in DEVONthink die Datenbank. Von denen habe ich zur Zeit sechs Stück und ich möchte heute einfach mal beschreiben, welche das sind. Vielleicht hilft es Neueinsteigern, eine Struktur für die Dinge zu finden, die in der App abgelegt werden sollen.

Da ich DEVONthink schon sehr lange einsetze, ist meine Strukturierung sicherlich irgendwo auch historisch gewachsen und daher nicht perfekt. Angefangen hatte ich damals mit zwei Datenbanken, eine für private und eine für dienstliche Dokumente. Im Prinzip gibt es die – in etwas angespeckter Form – immer noch. Aber schauen wir uns einfach mal alle Datenbanken in alphabetischer Reihenfolge an.

Dokumente

Diese Datenbank könnte man vielleicht am besten mit der Überschrift “das papierlose Büro” überschreiben. Sie besteht hauptsächlich aus PDFs und beinhaltet:

  • Rechnungen
  • Überweisungsbelege
  • Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen
  • Steuerbescheide
  • Versicherungspolicen
  • Urkunden und Zeugnisse
  • Verträge

Einige dieser Dokumente sind durch Einscannen von Papieren entstanden, andere wiederum gelangen aus Mail via Hazel hierher (z.B. mit diesem Workflow).

Diese Datenbank ist sehr zentral, falls hier mal die Bude abbrennen sollte. In ihr habe ich alle wichtigen Dokumente in elektronischer Form.

Links

Diese Datenbank habe ich erst kürzlich ausführlich vorgestellt.

Notizen

Meine Wissensdatenbank (PKB) in Form von strukturierten Notizen. Hierzu gibt es einen Plus-Artikel aus dem letzten Jahr. Alle Dokumente dieser Datenbank liegen im Markdown-Format vor. Ich könnte daher jederzeit auch auf ein anderes System, wie z.B. Obsidian, umsteigen, falls mir die Möglichkeiten in DEVONthink nicht mehr ausreichen sollten. Besteht nur aus vier Hauptgruppen, die sich dann aber feiner unterteilen. Ein Bereich für tägliche Notizen spielt hierbei eine wichtige Rolle.

Privat

Eine meiner beiden Ur-Datenbanken. Sie enthält private/nicht dienstliche Dokumente außer Notizen (s.o.). Hier finden sich auch Dokumente wie Bilder und PDFs, auf die in Notizen Bezug genommen wird. Besteht aus recht vielen Gruppen wie zum Beispiel:

  • Buchprojekte
  • Dänemark
  • Essen (Rezepte, Speisekarten, …)
  • Fahrrad (Testberichte, Pflegetipps usw.)
  • Finanzen
  • Formulare
  • Fotografie
  • Humor (u.a. Cartoon-Sammlung)
  • Politik/Wirtschaft (u.a. Zeitungsartikel)
  • Rechtliches
  • Reisen (Reiseunterlagen, Tipps für Reisen, …)
  • Sprachen
  • Technik
  • Wissenschaft (hauptsächlich Artikel)

Screenshots

Screenshots für mein Blog und für die Arbeit. Zu dieser Datenbank gibt es einen separaten Artikel im Blog.

Visisoft

So heißt meine Firma ;-). Dies ist meine zweite Ur-Datenbank. Sie enthält – wie man sich nun denken kann – dienstliche Dokumente außer Notizen (s.o.). Sie enthält ebenfalls auch Dokumente, auf die in Notizen Bezug genommen wird. Es gibt nicht ganz so viele Gruppen wie in “Privat”. Dazu gehören u.a.:

  • Büro
  • Kunden (mit einer Untergruppe pro Mandant)
  • Marketing
  • Rechtliches
  • Server

Plus/Premium
Gefällt Dir dieser Artikel oder hast Du sogar Nutzen daraus gezogen? Du kannst mein Blog via Patreon unterstützen und erhältst dafür Zugriff auf aktuell 202 Plus-Artikel. Auch jeder Link in sozialen Medien oder anderen Blogs zu meinen Inhalten hilft mir, Danke!

Erfolgreicher und produktiver werden
Mein E-Book und mein Coaching-Angebot zu den Themen "Get Organized" und "OmniFocus".

Unterstützung bei Apple-Automatisierungen
Ich arbeite seit 2008 mit iPhones und Mac-Computern und habe inzwischen Hunderte von Automatisierungen erstellt. Gerne stelle ich mein Wissen zur Verfügung! Weitere Infos hier.

Über den Autor

Markus Jasinski

Markus Jasinski ist ein Rostocker Unternehmer, Naturwissenschaftler, IT-Spezialist, Autor, Coach, Dänemark-Fan, überzeugter Radfahrer und nicht zuletzt „Computer Geek“ und Smart-Home-Enthusiast. Sein erstes iPhone kaufte der promovierte Naturwissenschaftler im Jahre 2008, kurze Zeit später wurde er dann auch zum Mac-Nutzer. Nach und nach gesellten sich iPad, Apple TV und Apple Watch hinzu.

Um diese vielfältigen Interessen und Aktivitäten "unter einen Hut" zu bekommen befasst sich der gebürtige Westfale seit über zehn Jahren mit den Themen Selbstorganisation und Aufgabenmanagement, die ebenfalls ein Schwerpunkt dieses Blogs sind.

Kommentar schreiben

Kommentare müssen zwischen 50 und 3000 Zeichen lang sein. Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Es erfolgt keine automatische Benachrichtigung bei Antworten auf einen Kommentar. Keine Werbung/Werbelinks!


Alle Kommentare werden moderiert und nur freigeschaltet, wenn sie diesen Regeln entsprechen. Keine Werbung! Bitte nutzt E-Mail für allgemeine und sonstige Anfragen. Leider erlaubt meine Zeit es nicht, technische Hilfestellung oder Support zu leisten.

All comments are reviewed and manually unlocked. Comments that do not refer to the article, are not written in German or contain advertising will be deleted. Please use e-mail for general and other inquiries.