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DEVONthink als Link-Datenbank

DEVONthink-Tipps

Interessante Links sammeln sich bei mir in den verschiedensten Apps an: In den Browsern, in Tweetbot (meiner Twitter-App), im RSS-Reader, in YouTube und vermutlich noch in dem ein oder anderen weiteren Programm. Die haben zwar alle ihre Favoriten-, Lesezeichen-, Leseliste- oder Like-Funktion, aber wenn ich mich dann an einen spannenden Link erinnere geht oft genug das große Suchen los: In welcher App war denn nun diese spannende Webseite?

Damit sollte Schluß sein, alles muß an eine Stelle, die ich gezielt durchsuchen kann. Von dort aus kann ich dann auch – im Rahmen des wöchentlichen Reviews zentral entscheiden, ob ein Link es in meine Wissensdatenbank schafft. Für diesen Anwendungsfall gibt es dedizierte Apps wie z.B. GoodLinks (App-Store-Link). Aber man sollte sich vielleicht zuerst die Frage stellen, ob nicht eine der bereits bestehenden Apps diese Aufgabe übernehmen kann. Die Safari-Leseliste wäre ein Kandidat, aber ihr fehlen einige interessante Funktionen wie z.B. Tags. Ich habe nun dafür entschieden, DEVONthink zu nehmen. Dafür gab es ein paar handfeste Gründe und Fertigkeiten, die diese App mitbringt:

  • Die App ist bei mir bereits auf allen relevanten Geräten (Mac, iPhone und iPad) installiert und ich bin mit deren Bedienung gut vertraut.
  • DEVONthink hat Lesezeichen als Datentyp und kann die abgelegten Seiten in einem internen Webkit-Browser darstellen:
Blick in die Link-Datenbank (Screenshot)
Ich habe die Ansicht in dieser Datenbank auf die Spalten beschränkt, die in Zusammenhang mit Lesezeichen Sinn machen und Spalten wie “Art” und “Größe” entfernt.
  • Es gibt eine exzellente KI-getriebene Suchfunktion.
  • Einträge können mit Tags versehen werden.
  • Links können als ungelesen (in Fettschrift dargestellt) oder gelesen gekennzeichnet sein. Sie können weiterhin mit einem Fähnchen markiert werden.
  • Es gibt zahlreiche weitere Meta-Daten wie Hinzufügedatum, Änderungsdatum, Kommentare und Anmerkungen.
  • DEVONthink hat eine sehr guten Support für AppleScript (unter macOS) und unterstützt auf allen Plattformen Kurzbefehle. Das nutze ich, um Links in die Datenbank zu bekommen. Dazu später mehr.
  • Der App dürfen wir aufgrund ihrer weit zurückreichenden Vorgeschichte eine gewisse Langlebigkeit unterstellen. Auch würde man die Daten dort beim Wechsel zu einem anderen System relativ leicht herausbekommen.
  • DEVONthink-Datenbanken können mit mehreren Methoden zwischen den verschiedenen Geräten synchronisiert werden. Mehr dazu steht in meinem Einführungsartikel zu DEVONthink.

Umsetzung

Um mein Vorhaben umzusetzen, habe ich eine neue Datenbank namens “Links” angelegt, die nur für – Überraschung – Links ist. Sie gesellt sich damit zu meinen fünf anderen DEVONthink-Datenbanken.

Die Datenbank hat nur eine richtige Gruppe “Alle”. Dort kommen alle Links hinein. Die restlichen Gruppen in der Datenbank sind sogenannte “intelligente Gruppen”, die automatisch vom System befüllt werden. Alles in allem sieht meine Struktur derzeit so aus:

Struktur meiner Link-Datenbank (Screenshot)

“Duplikate” ist eine intelligente Gruppe, die DEVONthink automatisch anlegt. Alle Links, die in die Datenbank kommen, haben erstmal den Status “ungelesen”. Die intelligente Gruppe “Gelesen” zeigt mir nur die gelesenen Links:

Gruppe "Gelesen" (Screenshot)

Das Gegenstück hierzu ist die Gruppe “Ungelesen”. Hier lautet die Regel dann einfach “Markiert als Ungelesen”. Die Gruppe “Markiert” ist so definiert:

Gruppe "Markiert" (Screenshot)

Und schließlich gibt es noch die Gruppe “Untagged”:

Gruppe "Untagged" (Screenshot)

Sollte Bedarf für weitere Gruppen kann ich diese schnell nachrüsten.

Daten-Input

Bleibt nur noch die Frage: Wie bekomme ich gefundene Links schnell und einfach in diese Datenbank? Dafür habe ich mir unter macOS AppleScripts für alle meine Browser sowie meinen RSS-Reader NetNewsWire erstellt:

Daten-Input via AppleScript (Screenshot)
Bitte anklicken/antippen für größere Version

Für iOS und iPadOS habe ich mir einen Kurzbefehl gebaut, der URLs über das Share-Sheet annimmt und dann in der Link-Datenbank verstaut.

Skripte und den Kurzbefehl werde ich in den kommenden zwei Plus-Artikeln zur Verfügung stellen. Wir machen somit diese Woche eine Art “Themenwoche Link-Datenbank”.

Alles in allem konnte ich somit in DEVONthink die Funktionen gängiger Linksammel-Apps nachbauen.

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Über den Autor

Markus Jasinski

Markus Jasinski ist ein Rostocker Unternehmer, Naturwissenschaftler, IT-Spezialist, Autor, Coach, Dänemark-Fan, überzeugter Radfahrer und nicht zuletzt „Computer Geek“ und Smart-Home-Enthusiast. Sein erstes iPhone kaufte der promovierte Naturwissenschaftler im Jahre 2008, kurze Zeit später wurde er dann auch zum Mac-Nutzer. Nach und nach gesellten sich iPad, Apple TV und Apple Watch hinzu.

Um diese vielfältigen Interessen und Aktivitäten "unter einen Hut" zu bekommen befasst sich der gebürtige Westfale seit über zehn Jahren mit den Themen Selbstorganisation und Aufgabenmanagement, die ebenfalls ein Schwerpunkt dieses Blogs sind.

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