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Notiz zu OmniFocus-Projekt automatisch in Wissensdatenbank anlegen

OmniFocus-Automatisierung

Heute möchte ich ein umfangreicheres AppleScript vorstellen, was mir sehr dabei hilft, meine Aufgabenverwaltung mit meiner Wissensdatenbank zu verzahnen. Zu jedem Projekt in meiner Aufgabenverwaltung lege ich eine Markdown-Notiz in meiner Wissensdatenbank an (es sei denn, es handelt sich um ein absolutes Trivialprojekt). Dabei liegen die Projekte sowohl in der Aufgabenverwaltung als auch in der Wissensdatenbank in anlogen Ordnern vor. Diese entsprechen meinen verschiedenen Lebensaspekten, wie z.B. Blog, Firma, Finanzen, Freizeit usw.

Bei der Aufgabenverwaltung handelt - der Titel läßt es erahnen - immer noch um OmniFocus. Jedes Projekt (und auch jede Aufgabe) hat hier ein frei bestückbares Notizfeld, welches wir auch für Links nutzen können. Ich habe sogar mal ein AppleScript vorgestellt, mit welchem man diesen Link sehr schnell folgen kann. Bei der Wissensdatenbank (PKB) handelt es sich in meinem Fall um DEVONthink. DEVONthink-Dokumente können ebenfalls einen Link, in diesem Fall in den Metadaten des Datensatzes, haben. Der soll natürlich dann zum OmniFocus-Projekt zurückführen.

Automatisierung

Meine heutige Automatisierung macht nun folgendes:

  • Die Automatisierung wird durch einen Button in der Symbolleiste von OmniFocus gestartet. Es wird geprüft, ob in OmniFocus genau ein Projekt oder eine Aufgabe ausgewählt ist.
  • Sie fragt dann, zu welchem Lebensaspekt (Blog, Firma, Finanzen, Freizeit usw., s.o.) dieses Projekt gehört. Das könnte sie evtl. auch anhand der übergeordneten Ordner in OmniFocus selbst herausbekommen, aber das war mir erstmal zu aufwändig.
  • Dann legt sie in der Gruppe dieses Lebensaspekts in DEVONthink ein Markdown-Dokument mit dem gleichen Namen an und vergibt als ersten Namensbestandteil noch automatisch eine fortlaufende Nummer. Beispiel: Heißt das Projekt in OmniFocus "Dänemark-Urlaub 2022" und wähle ich als Lebensaspekt "Erholung und Freizeit", so wird das Markdown-Dokument in DEVONthink "EF0002 - Dänemark-Urlaub 2022" genannt, wenn es schon ein anderes Projekte in "Erholung und Freizeit" gab.
  • Dieses Markdown-Dokument bekommt dann - wieder automatisch - folgenden Inhalt:
# Dänemark-Urlaub 2022

Verweise: [OmniFocus](omnifocus:///task/doBILO3wPCy), Bereich: [Erholung und Freizeit](x-devonthink-item://41261C40-C68C-4553-B6B6-F32ED9686C29)

Gerendert sieht das so aus:

Gerenderte Version des Markdown-Dokuments (Screenshot)

"Dänemark" ist hier übrigens noch automatisch verlinkt worden, weil ein sogenannter Wiki-Link entstanden ist, der aber mit unserer Automatisierung hier nichts zu tun hat.

  • Als vorletzter Schritt wird noch in den Metadaten des DEVONthink-Dokuments, Feld URL, der Rücklink zu OmniFocus eingetragen, der aber auch schon direkt im Dokument steht.
  • Dann geht die Automatisierung nochmal zu OmniFocus zurück und trägt im Notizfeld des Projekts den Link zum DEVONthink-Dokument ein:
Projekt in OmniFocus (Screenshot)

Diese Automatisierung nimmt mir also eine ganze Menge, mitunter auch fehlerträchtiger, Arbeit ab. Sie ist daher allerdings auch ein wenig umfangreicher als sonst. Dennoch ist es ein einziges AppleScript, welches hier die ganze Arbeit macht. Und dieses schauen wir uns nun an!

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Über den Autor

Markus Jasinski

Markus Jasinski ist ein Rostocker Unternehmer, Naturwissenschaftler, IT-Spezialist, Autor, Coach, Dänemark-Fan, überzeugter Radfahrer und nicht zuletzt „Computer Geek“ und Smart-Home-Enthusiast. Sein erstes iPhone kaufte der promovierte Naturwissenschaftler im Jahre 2008, kurze Zeit später wurde er dann auch zum Mac-Nutzer. Nach und nach gesellten sich iPad, Apple TV und Apple Watch hinzu.

Um diese vielfältigen Interessen und Aktivitäten "unter einen Hut" zu bekommen befasst sich der gebürtige Westfale seit über zehn Jahren mit den Themen Selbstorganisation und Aufgabenmanagement, die ebenfalls ein Schwerpunkt dieses Blogs sind.

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