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DEVONthink-Hazel-Workflow für sonstige Rechnungen

DEVONthink-Workflow

Vor längerer Zeit habe ich schonmal vorgestellt, wie ich regelmäßige Rechnungen automatisch in DEVONthink importiere. Hier ist der Arbeitslauf mehr oder weniger komplett automatisch: Einfach die Rechnung downloaden und sie wird via Hazel automatisch umbenannt, nach DEVONthink importiert und dort ebenfalls automatisch in die richtige Datenbank und Gruppe verfrachtet. Das funktioniert sehr gut für eine Gruppe regelmäßiger Rechnungen (Telekom usw.), die zuverlässig anhand von Name oder Inhalt erkannt werden können.

Aber was ist mit Rechnungen, die nur selten oder einmal kommen? Hier habe ich mir einen anderen Workflow geschaffen. Aus der E-Mail (oder Webseite) lege ich die Rechnung in einen speziellen Rechnungsordner, wo eine spezielle Hazel-Regel auf sie lauert. Diese ermöglicht mir einen neuen Namen zu vergeben mit dem aktuellen Dateinamen als Vorgabewert. Das ist nützlich, weil Online-Rechnungen oft sehr kryptische Namen haben, so kann ich zumindest noch den Firmennamen davor schreiben:

Rechnung umbenennen (Screenshot)

Nach der Umbenennung wird die Rechnung dann an DEVONthink weitergeleitet und dort mit einer intelligenten Regel in die Rechnungsgruppe überführt. Schauen wir uns den Ablauf im Detail an:

Hazel

In meinem Rechnungsordner wartet folgende Regel auf die betreffenden Dokumente:

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Über den Autor

Markus Jasinski

Markus Jasinski ist ein Rostocker Unternehmer, Naturwissenschaftler, IT-Spezialist, Autor, Coach, Dänemark-Fan, überzeugter Radfahrer und nicht zuletzt „Computer Geek“ und Smart-Home-Enthusiast. Sein erstes iPhone kaufte der promovierte Naturwissenschaftler im Jahre 2008, kurze Zeit später wurde er dann auch zum Mac-Nutzer. Nach und nach gesellten sich iPad, Apple TV und Apple Watch hinzu.

Um diese vielfältigen Interessen und Aktivitäten "unter einen Hut" zu bekommen befasst sich der gebürtige Westfale seit über zehn Jahren mit den Themen Selbstorganisation und Aufgabenmanagement, die ebenfalls ein Schwerpunkt dieses Blogs sind.

2 Kommentare

  • Hallo Markus,

    vielen Dank für diesen interessanten Artikel. Rechnungen zu automatisieren ist echt super hilfreich. Zu deinem Prozess habe ich noch eine Frage: Lässt sich der Hazel-Teil nicht auch mit Devonthink und einer intelligenten Regel abbilden? Und wenn nein, woran scheitert es? An dem AppleScript?

    Besten Dank schon jetzt für deine Antwort.
    Wolfgang

    • Hallo Wolfgang, Danke für Dein Feedback! Gute Frage, prinzipiell könnte man wohl alles auch mit intelligenten Regeln in DEVONthink lösen. Aber: Soweit mir bekannt, kann DEVONthink keine externen Ordner auf neue Dateien überwachen, so wie Hazel das tut. Man müsste die Rechnung/das Dokument also direkt in DEVONthink hineinziehen oder zumindest in den DEVONthink-Inbox-Ordner. Da ich auch für andere Dinge viel mit meinem Download- und meinem Aktionsordner arbeite (gerade der Download-Ordner wird ja von vielen Webbrowsern direkt bedient) hat sich bei mir diese Zweiteilung etabliert/bewährt.

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