Von TextExpander nach Keyboard Maestro (Teil 1)

Einer meiner größeren Workflow-Umstellungen 2021 ist seit letzter Woche abgeschlossen. Für die Umwandlung von Textkürzel in eine Langform ist bei mir jetzt das hier schon häufig vorgestellte „Keyboard Maestro“ zuständig. Es löst das bisher dafür genutzte Tool „TextExpander„, zu dem ihr ebenfalls viele Artikel in diesem Blog findet, ab. Aber wie kam es dazu?

Die Probleme

Das liegt vor allen an TextExpander selbst. Hier spielen gleich mehrere Faktoren eine Rolle:

• Schleppende Weiterentwicklung: Seit dem Umstieg auf ein Abo-Modell vor immerhin 5 Jahren gibt es kaum neue Funktionen. Das trifft insbesondere für Einzelnutzer zu, welche die unternehmensweiten Kürzel nicht benötigen. TextExpander ist IMHO ein Lehrbuch-Beispiel, wie eine Abo-Umstellung nicht laufen sollte. Die regelmäßigen Einnahmen sollen ja eigentlich die Weiterentwicklung langfristig sichern, hier ruht man sich meiner Meinung nach zu sehr auf dem Status-Quo aus. Kein Vergleich z.B. zu Drafts oder Ulysses, die ihre Abonnenten regelmäßig mit neuen Features erfreuen.
• Rückläufige Zahl an unterstützten iOS-App. Dass iOS-Apps TextExpander integrieren können, ist ein Alleinstellungsmerkmal dieser Software. Die Zahl der Apps, die dies tun, ist allerdings inzwischen rückläufig, zumindest laut der offiziellen Liste auf der TextExpander-Website. Immerhin sind wichtige Tools wie OmniFocus oder Drafts noch dabei.
• In letzter Zeit häuften sich lästige Fehler und Abstürze. Unter Big Sur gab es insbesondere nach Systemupdates Probleme mit der Stabilität. Diese musste man durch Löschen eines Verzeichnisses beheben. Dieses Problem scheint kurz vor meinem Wechsel aber gelöst worden zu sein. Dafür gab es ein neues Phänomen (zumindest bis zu meinem Umstieg): Das TextExpander-Fenster öffnet sich bei Nutzung der Fill-In-Snippets.
• Gefühlt die Hälfte der Tweets von @textexpander haben nichts mit dem Produkt zu tun, sondern fallen eher unter die Kategorie allgemeiner Business-Weisheiten. Dies bringt mich irgendwie auf den ersten Punkt zurück, nämlich der Frage, ob genug Fokus auf dem Produkt selbst und dessen Weiterentwicklung liegt.

Ist Keyboard Maestro eine Alternative?

Dank des Triggers „This string is typed“ eignet sich mein viel genutztes Keyboard Maestro tatsächlich als Alternative. Alle meine Snippet-Arten (einfache Ersetzungen, Ersetzungen mit Platzhaltern wie Datum, Zwischenablage oder Cursor-Position, Fill-In-Snippets und Ersetzungen mit Skripten lassen sich in Keyboard-Maestro nachbilden. Wie man dies in all diesen Fällen konkret macht, beschreibe ich morgen im 2. Teil dieses Beitrags als Plus-Artikel. Bei dieser Gelegenheit habe ich auch gleich ausgemistet und Snippets, die ich quasi nie verwendet habe, nicht migriert. Übrig geblieben sind danach noch insgesamt 206 Snippets aller o.g. Arten.

Die Migration ist bei dieser Größenordnung nicht unaufwendig. Es gibt in Keyboard Maestro keinen Snippet-Editor, wo man wie in TextExpander alles schnell eintragen kann. Jedes Snippet ist ein eigenes Makro mit Auslöser (Trigger) und ein oder mehreren Schritten (Aktionen). Aber das war im wesentlichen ein einmaliger Aufwand und so häufig kommen bei mir keine neuen Snippets mehr hinzu. Außerdem können Makros dupliziert werden, was die Arbeit etwas vereinfacht.

Keyboard Maestro hat eine Sync-Funktion für Makros. Die Snippets stehen mir also auf meinen beiden Mac zur Verfügung.

Welche Features verliere ich?

Ganz ohne Verluste geht der Wechsel nicht über die Bühne. Ich verliere die Snippets unter iOS und iPadOS. Allerdings schreibe ich da auch nicht mehr so oft wie früher. Ich werde nach und nach Apples eingebaute Ersetzungsfunktion um meine einfachen Ersetzungen ergänzen.

Auf der Strecke bleibt auch die TextExpander-Statistik, die schön veranschaulicht, was die Ersetzungen an Zeit pro Monat einsparen. Fand ich immer spannend und es waren erstaunlich viele Minuten. Werde ich daher ein wenig vermissen.

Außerdem gibt es keine Suchfunktion außerhalb des Keyboard-Maestro-Fensters. Alles andere konnte ich nachbilden, wobei da mitunter etwas Kreativität gefragt ist.

Welche Features gewinne ich?

Aber es gibt auch Zugewinne, die durchaus spannend sind. Ein Keyboard-Maestro-Makro kann mehrere Trigger haben. Es gibt Kürzel, da vertue ich mich gelegentlich mal bei der Kurzform. Kommt das bei einem Snippet häufiger vor, nehme ich die vermeintlich andere Kurzform noch als weiteren Trigger dazu.

Ein Snippet kann nun auch Tastenkombinationen wie Shift-Control-H als zusätzlichen Trigger bekommen. Außerdem könnt ihr Kürzel euerer Wahl in das Menubar-Item von Keyboard Maestro packen. Und schließlich kennt Keyboard Maestro noch reguläre Ausdrücke als Trigger, was völlig neue Möglichkeiten schafft. Ihr könnt z.B. ein Snippet für Linien definieren, bei dem .5- zu —– und .10- zu ———- wird.

Keyboard Maestro kann Text regelrecht durch Tippen einfügen. Das ermöglicht Expansionen in Webseiten, die das Einfügen aus der Zwischenablage unterbunden haben.

Der größte Vorteil ist jedoch, dass euch das ganze Spektrum der Keyboard-Maestro-Aktionen zur Verfügung steht, einschließlich der Variablen, Bedingungen und Schleifen. Das ermöglicht z.B. Fill-In-Snipptes, die je nach Eingaben völlig verschiedene Langformen produzieren. Beispiele dafür werde ich sicherlich noch vorstellen.

Erstes Zwischenfazit

Jeder muss natürlich für sich selbst abwägen, ob sich Aufwand und Nutzen lohnen und ob auf die dann fehlenden Dinge verzichtet werden kann.

Unterm Strich gewinne ich in meinem Fall mehr ich verliere, wenn ich mir die letzten beiden Abschnitte dieses Artikels anschaue. Und ich habe gerade erst angefangen, Snippets zu schreiben, die vorher so nicht möglich waren…