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Belege mit Hazel umbenennen und in DEVONthink einsortieren

DEVONthink-Workflow

Vor über einem Jahr hatte ich schon einmal einen Workflow vorgestellt, der regelmäßige Rechnungen nach dem Download automatisch in DEVONthink einsortiert. Dabei wurde das Dokument nach relativ starren Regeln umbenannt, z.B. in Telekom-Rechnung-2020-02.pdf.

Diesmal möchte ich einen ähnlichen Workflow für meine Amazon-Rechnungen vorstellen. Diese bewahre ich u.a. aus versicherungstechnischen Gründen in DEVONthink auf. Im schlimmsten Fall eines Brandes muss ich ja wissen, was ich so an Gegenständen besessen habe, ohne mir das erst in verschiedenen Online-Shops zusammensuchen zu müssen. Daher fällt bei mir in diesen Workflow auch kein Verbrauchsmaterial. Und auch Kleinstteile erfasse ich in der Regel nicht.

Der Unterschied zum vorherigen Artikel ist, dass ich diesmal den Namen des Gegenstands gerne im Dateinamen hätte. Der läßt sich nicht wirklich gut automatisch aus der Rechnung ziehen und ist dort auch meist viel zu lang. Mein Workflow präsentiert daher unmittelbar nach dem Download einen Eingabedialog dafür:

Dialog zum Umbenennen des Belegs (Screenshot)

Wir brauchen daher die Rechnung nicht schon beim Speichern aus dem Browser benennen, sondern nehmen einfach den von Amazon vorgesehenen Namen "invoice.pdf". Hazel hängt dann an den eingegebenen Namen noch das Datum an. In diesem Fall heißt mein Beleg dann "tado-Funk-Temperatursensor-2021-05-04.pdf". Diese Datei legt Hazel dann automatisch in die Inbox von DEVONthink. Von dort wird sie wiederum automatisch in meinen Belege-Ordner von DEVONthink befördert.

Umsetzung

Drehscheibe für diesen Workflow ist wieder - ich habe es bereits angedeutet - Hazel. Diesmal garniert mit ein wenig AppleScript, um den obigen Dialog hinzubekommen. Die etwas komplexere Regel sieht so aus:

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Über den Autor

Markus Jasinski

Markus Jasinski ist ein Rostocker Unternehmer, Naturwissenschaftler, IT-Spezialist, Autor, Coach, Dänemark-Fan, überzeugter Radfahrer und nicht zuletzt „Computer Geek“ und Smart-Home-Enthusiast. Sein erstes iPhone kaufte der promovierte Naturwissenschaftler im Jahre 2008, kurze Zeit später wurde er dann auch zum Mac-Nutzer. Nach und nach gesellten sich iPad, Apple TV und Apple Watch hinzu.

Um diese vielfältigen Interessen und Aktivitäten "unter einen Hut" zu bekommen befasst sich der gebürtige Westfale seit über zehn Jahren mit den Themen Selbstorganisation und Aufgabenmanagement, die ebenfalls ein Schwerpunkt dieses Blogs sind.

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