Get Organized

Dokumente automatisch mit Hazel und intelligenten Regeln in DEVONthink einsortieren

Automatisierung

Heute möchte ich zeigen, wie wir eine Datei mit Hilfe von Hazel nach DEVONthink bekommen. Anschließend schieben wir sie dort automatisch in die richtige Datenbank und den richtigen Ordner.

Als Beispiel nehmen wir mal eine Telefonrechnung. Aber es funktioniert grundsätzlich natürlich auch mit jedem anderem Dokument. Telefonrechnungen trudeln bei mir per E-Mail ein. Mit einem Klick landen sie im Downloads-Ordner. Dort wartet folgende Hazel-Regel auf sie:

Hazel-Screenshot meiner Regel für Telefonrechnungen
Hazel-Regel für Telefonrechnungen

Der Dateiname der Telefonrechnungen beginnt nach dem Schema Jahr_Monat, also z.B. 2020_02. Darauf können wir sowohl in Hazel prüfen als auch diese Werte später in unseren eigenen Dateinamen einbauen:

Hazel-Screenshot Mustererkennung
Muster-Erkennung in Dateinamen (Hazel)

Dazu benötigen wir im Suchmuster die Platzhalter des Typs „Custom Text“.

Geschwärzt habe ich übrigens mein Buchungskonto, was ebenfalls Bestandteil des Dateinamens ist und an dem ich das Dokument gut als Telefonrechnung erkennen kann.

Die Hazel-Regel (siehe. erster Screenshot) gibt dem Dokument den Tag „Rechnung“ und vergibt auch einen schöneren Dateinamen. Aus „2020_02rechnung_buchungskonto.pdf“ wird „Telekom-Rechnung-2020-02.pdf“.

Anschließend befördert Hazel die Rechnung in den Eingangsordner „Inbox“ von DEVONthink. Der liegt im Benutzerverzeichnis unter Library > Application Support > DEVONthink 3. Alles, was dort abgelegt wird, landet im zentralen Eingang von DEVONthink.

Um die Verschiebung in den Zielordner innerhalb von DEVONthink kümmert sich eine intelligente Regel dieser App. Ihr findet die Funktion unten in der Seitenleiste von DEVONthink. Die Regel sieht in meinem Fall so aus:

Screenshot meiner Regel in DEVONthink.

Der Dateiname ist diesmal leicht zu erkennen, da er mit „Telekom-Rechnung“ beginnt. Das Dokument bekommt nun noch einen Tag in DEVONthink und wird in den richtigen Ordner „Rechnungen“ einer bestimmten Datenbank verschoben. Diese Regeln sind übrigens eine neue Funktion von DEVONthink 3.

Der ganze Ablauf ist also komplett automatisiert. Ich brauche die Rechnung nur herunterzuladen und sie landet automatisch mit meinem Wunschnamen an der richtigen Stelle in DEVONthink. Mission accomplished.

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Über den Autor

Markus Jasinski

Markus Jasinski ist ein Rostocker Unternehmer, Naturwissenschaftler, IT-Spezialist, Autor, Dänemark-Fan, überzeugter Radfahrer und nicht zuletzt „Computer Geek“ und Smart-Home-Enthusiast. Sein erstes iPhone kaufte der promovierte Naturwissenschaftler im Jahre 2008, kurze Zeit später wurde er dann auch zum Mac-Nutzer. Nach und nach gesellten sich iPad, Apple TV und Apple Watch hinzu.

Um diese vielfältigen Interessen und Aktivitäten "unter einen Hut" zu bekommen befasst sich der gebürtige Westfale seit über zehn Jahren mit den Themen Selbstorganisation und Aufgabenmanagement, die ebenfalls ein Schwerpunkt dieses Blogs sind.

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