Get Organized

Dokumente automatisch mit Hazel und intelligenten Regeln in DEVONthink einsortieren

Automatisierung

Heute möchte ich zeigen, wie wir eine Datei mit Hilfe von Hazel nach DEVONthink bekommen. Anschließend schieben wir sie dort automatisch in die richtige Datenbank und den richtigen Ordner.

Als Beispiel nehmen wir mal eine Telefonrechnung. Aber es funktioniert grundsätzlich natürlich auch mit jedem anderem Dokument. Telefonrechnungen trudeln bei mir per E-Mail ein. Mit einem Klick landen sie im Downloads-Ordner. Dort wartet folgende Hazel-Regel auf sie:

Hazel-Screenshot meiner Regel für Telefonrechnungen
Hazel-Regel für Telefonrechnungen

Der Dateiname der Telefonrechnungen beginnt nach dem Schema Jahr_Monat, also z.B. 2020_02. Darauf können wir sowohl in Hazel prüfen als auch diese Werte später in unseren eigenen Dateinamen einbauen:

Hazel-Screenshot Mustererkennung
Muster-Erkennung in Dateinamen (Hazel)

Dazu benötigen wir im Suchmuster die Platzhalter des Typs „Custom Text“.

Geschwärzt habe ich übrigens mein Buchungskonto, was ebenfalls Bestandteil des Dateinamens ist und an dem ich das Dokument gut als Telefonrechnung erkennen kann.

Die Hazel-Regel (siehe. erster Screenshot) gibt dem Dokument den Tag „Rechnung“ und vergibt auch einen schöneren Dateinamen. Aus „2020_02rechnung_buchungskonto.pdf“ wird „Telekom-Rechnung-2020-02.pdf“.

Anschließend befördert Hazel die Rechnung in den Eingangsordner „Inbox“ von DEVONthink. Der liegt im Benutzerverzeichnis unter Library > Application Support > DEVONthink 3. Alles, was dort abgelegt wird, landet im zentralen Eingang von DEVONthink.

Um die Verschiebung in den Zielordner innerhalb von DEVONthink kümmert sich eine intelligente Regel dieser App. Ihr findet die Funktion unten in der Seitenleiste von DEVONthink. Die Regel sieht in meinem Fall so aus:

Screenshot meiner Regel in DEVONthink.

Der Dateiname ist diesmal leicht zu erkennen, da er mit „Telekom-Rechnung“ beginnt. Das Dokument bekommt nun noch einen Tag in DEVONthink und wird in den richtigen Ordner „Rechnungen“ einer bestimmten Datenbank verschoben. Diese Regeln sind übrigens eine neue Funktion von DEVONthink 3.

Der ganze Ablauf ist also komplett automatisiert. Ich brauche die Rechnung nur herunterzuladen und sie landet automatisch mit meinem Wunschnamen an der richtigen Stelle in DEVONthink. Mission accomplished.

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Über den Autor

Markus Jasinski

Markus Jasinski ist ein Rostocker Unternehmer, Naturwissenschaftler, IT-Spezialist, Autor, Dänemark-Fan, überzeugter Radfahrer und nicht zuletzt „Computer Geek“ und Smart-Home-Enthusiast. Sein erstes iPhone kaufte der promovierte Naturwissenschaftler im Jahre 2008, kurze Zeit später wurde er dann auch zum Mac-Nutzer. Nach und nach gesellten sich iPad, Apple TV und Apple Watch hinzu.

Um diese vielfältigen Interessen und Aktivitäten "unter einen Hut" zu bekommen befasst sich der gebürtige Westfale seit über zehn Jahren mit den Themen Selbstorganisation und Aufgabenmanagement, die ebenfalls ein Schwerpunkt dieses Blogs sind.

2 Kommentare

  • Moin „TNG“,
    welche Überraschung!
    Die Suche nach einer Lösung für die automatische Ablage von Scans aus Win2k/Fusion nach DEVONthink (mein alter ScanSnap S1500 wird ab Mojave nicht mehr unterstützt) hat mich zu Deinem Blog geführt.
    Habe gleich das Icon (= Avatar aus dem Nexave-Forum) wiedererkannt.
    Vielen Dank für die Anregungen und Hilfe dort!
    Beim Lesen Deiner Hard&Software Übersicht habe ich mich gleich zu Hause gefühlt, weil mein Equipment ziemlich ähnlich ist.
    Auf jeden Fall schön, nach dem grossen Sterben in Nexave im weiten Netz auf ein bekanntes Gesicht zu stossen …
    Sehr schön und und gut durchdachter Blog. Und eine Menge Anregungen und Ideen! Freue mich auf Lesestunde in den nächsten Tagen.
    Muss aber erstmal einen 2009er iMac mit Mojave-Patch fit machen als „Fat-Client“ für RDP im Windows-Netzwerk im Verbund mit dem ScanSnap S1500, der dann via Win2k-VM über Ordnerfreigabe in die Terminal-Sitzung abliefert …
    Das Gefrickel aus der Palm-Zeit auf einer neuen Ebene. 😀
    Herzliche Grüsse aus Kiel,
    Robert Hoppe (bobo)

    • Das ist wirkliche eine Überraschung! Danke, dass Du Dich gemeldet hast! So einmal im Monat schaue ich vielleicht noch bei Nexave rein, Du scheinst da ja noch ein wenig aktiv zu sein, ich bin dort nur noch ein seltener und reiner Leser. Ich bin nach meiner Palm-Zeit mehr oder weniger komplett in die Apple-Welt gewechselt, von einigen Smart-Home-Geschichten mal abgesehen. Das geräteübergreifende Arbeiten mit mehr oder weniger denselben Apps und synchronen Daten macht wirklich Spaß. Am liebsten bastele ich irgendwelche Automatisierungen, entweder für die Computer-Arbeit oder fürs Smart-Home.

      Danke fürs Lesen meiner Artikel, ich würde mich freuen, wenn wir in Kontakt bleiben. Herzliche Grüße aus Rostock!

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