Heute möchte ich zeigen, wie wir eine Datei mit Hilfe von Hazel nach DEVONthink bekommen. Anschließend schieben wir sie dort automatisch in die richtige Datenbank und den richtigen Ordner.
Als Beispiel nehmen wir mal eine Telefonrechnung. Aber es funktioniert grundsätzlich natürlich auch mit jedem anderem Dokument. Telefonrechnungen trudeln bei mir per E-Mail ein. Mit einem Klick landen sie im Downloads-Ordner. Dort wartet folgende Hazel-Regel auf sie:
Der Dateiname der Telefonrechnungen beginnt nach dem Schema Jahr_Monat, also z.B. 2020_02. Darauf können wir sowohl in Hazel prüfen als auch diese Werte später in unseren eigenen Dateinamen einbauen:
Dazu benötigen wir im Suchmuster die Platzhalter des Typs “Custom Text”.
Geschwärzt habe ich übrigens mein Buchungskonto, was ebenfalls Bestandteil des Dateinamens ist und an dem ich das Dokument gut als Telefonrechnung erkennen kann.
Die Hazel-Regel (siehe. erster Screenshot) gibt dem Dokument den Tag “Rechnung” und vergibt auch einen schöneren Dateinamen. Aus “2020_02rechnung_buchungskonto.pdf” wird “Telekom-Rechnung-2020-02.pdf”.
Anschließend befördert Hazel die Rechnung in den Eingangsordner “Inbox” von DEVONthink. Der liegt im Benutzerverzeichnis unter Library > Application Support > DEVONthink 3. Alles, was dort abgelegt wird, landet im zentralen Eingang von DEVONthink.
Um die Verschiebung in den Zielordner innerhalb von DEVONthink kümmert sich eine intelligente Regel dieser App. Ihr findet die Funktion unten in der Seitenleiste von DEVONthink. Die Regel sieht in meinem Fall so aus:
Der Dateiname ist diesmal leicht zu erkennen, da er mit “Telekom-Rechnung” beginnt. Das Dokument bekommt nun noch einen Tag in DEVONthink und wird in den richtigen Ordner “Rechnungen” einer bestimmten Datenbank verschoben. Diese Regeln sind übrigens eine neue Funktion von DEVONthink 3.
Der ganze Ablauf ist also komplett automatisiert. Ich brauche die Rechnung nur herunterzuladen und sie landet automatisch mit meinem Wunschnamen an der richtigen Stelle in DEVONthink. Mission accomplished.
Moin “TNG”,
welche Überraschung!
Die Suche nach einer Lösung für die automatische Ablage von Scans aus Win2k/Fusion nach DEVONthink (mein alter ScanSnap S1500 wird ab Mojave nicht mehr unterstützt) hat mich zu Deinem Blog geführt.
Habe gleich das Icon (= Avatar aus dem Nexave-Forum) wiedererkannt.
Vielen Dank für die Anregungen und Hilfe dort!
Beim Lesen Deiner Hard&Software Übersicht habe ich mich gleich zu Hause gefühlt, weil mein Equipment ziemlich ähnlich ist.
Auf jeden Fall schön, nach dem grossen Sterben in Nexave im weiten Netz auf ein bekanntes Gesicht zu stossen …
Sehr schön und und gut durchdachter Blog. Und eine Menge Anregungen und Ideen! Freue mich auf Lesestunde in den nächsten Tagen.
Muss aber erstmal einen 2009er iMac mit Mojave-Patch fit machen als “Fat-Client” für RDP im Windows-Netzwerk im Verbund mit dem ScanSnap S1500, der dann via Win2k-VM über Ordnerfreigabe in die Terminal-Sitzung abliefert …
Das Gefrickel aus der Palm-Zeit auf einer neuen Ebene. 😀
Herzliche Grüsse aus Kiel,
Robert Hoppe (bobo)
Das ist wirkliche eine Überraschung! Danke, dass Du Dich gemeldet hast! So einmal im Monat schaue ich vielleicht noch bei Nexave rein, Du scheinst da ja noch ein wenig aktiv zu sein, ich bin dort nur noch ein seltener und reiner Leser. Ich bin nach meiner Palm-Zeit mehr oder weniger komplett in die Apple-Welt gewechselt, von einigen Smart-Home-Geschichten mal abgesehen. Das geräteübergreifende Arbeiten mit mehr oder weniger denselben Apps und synchronen Daten macht wirklich Spaß. Am liebsten bastele ich irgendwelche Automatisierungen, entweder für die Computer-Arbeit oder fürs Smart-Home.
Danke fürs Lesen meiner Artikel, ich würde mich freuen, wenn wir in Kontakt bleiben. Herzliche Grüße aus Rostock!
Hallo Markus Jasinski,
ich arbeite viel mit Hazel, DEVONthink, Paperless und Co. Deine Anregung für den automatischen Import bei DT haben mir bei der Automatisierung sehr geholfen. Einige tausend Dokumente sind schon verarbeitet, es gibt aber immer noch neues zu lernen.
Vielen Dank dafür.
Viele Grüße aus Berlin
Detlef
Moin Herr Jasinski,
danke für den Einblick.
Ich versuche in der Tat auch meine Dinge soweit wie möglich automatisiert zu taggen.
Meine in DT ablegten Dateien haben immer folgenden Aufbau: YYMMDD_Anbieter_Bezeichnung_Steuersatz_Steuerbetrag_ER_Betrag
Ich stolpere aber immer wieder an dem Auslesen des Datums und Eintragen in den Dateinamen. Haben Sie eine Idee, wie ich das in hazel und/oder Devonthink bewerkstelligen würde?
Besten Dank,
Paul
Hallo und Danke fürs Feedback! Sowas in der Richtung habe ich schon mal gemacht (in Hazel). Schwierigkeiten entstehen typischerweise, wenn mehrere Datumsangaben im Dokument sind. Ich würde vorschlagen, ich schreibe da nächste oder übernächste Woche mal einen Plus-Artikel dazu, da das Thema sicherlich mehrere interessiert.
Update: Ein Artikel dazu ist soeben erschienen!
Guten Tag,
dankeschön für den tollen Post. Ich lasse die RT Dateien in DT nach Markdown konvertieren und kopiere sie mit Hazel in einen Ordner, mit dem ich per Zettelkasten zugreifen kann.
Viele Grüße
Carsten aus Absurdistan
Moin Herr Jasinski,
ich stolpere grad in Devonthink 3 dadrüber, wie ich mit Hilfe von Intelligenten Regeln meine eingescannte Datei aus dem von Devonthink erstellten Ordner in einen von mir angegebenen Ordner verschieben kann.
Mit Hazel bekomme ich das über “Move” => “To Folder” hin, nur in Devonthink habe ich diese Option noch nicht gefunden. Dort kann ich lediglich meine Datei innerhalb der Datenbank verschieben.
Freu mich über Ideen und Tipp.
Viele Grüße, Daniel
Hallo, meinen Sie von DEVONthink verschieben oder in einen externen Ordner ins Dateisystem?
Ich wollte, ich wüsste, wie man solche Regeln erstellt.Ich habe zahllose Versuche gemacht, aber die waren alle erfolglos. Folgender Fall: Ich zahle viel mit Paypal und will meine Zahlungsbestätigungen, die ich von Service@paypal.de per Mail bekomme, automatisiert in einen Unterordner namens “PAYPAL 2022”, der sich in der Datenbank “DB2022” befindet, als PDF abspeichern. Mein Mailprogramm ist Outlook. Ich habe Hazel und Devonthink 3, bekomme das aber nicht auf die Reihe.
Leider erlaubt die wenige Freizeit, die ich habe, es nicht, individuelle Automatisierungen für Leser zu erstellen. Daher bleibt mir nur, auf dieses Angebot zu verweisen.