Ein häufig zu lesender Kritikpunkt gegenüber GTD®-Systemen ist, dass sie nur funktionieren solange nichts Unvorhersehbares passiert. Diesen Aspekt wollen wir heute mal etwas näher betrachten.
Zunächst einmal: unerwartete Dinge – oder gar Notfälle – passieren, das ist das Leben. Der große Vorteil, ein System zu haben, besteht allerdings darin, dass wir nach den unvorhersehbaren Dingen wieder dorthin zurückkehren können: in geordnete Bahnen. Dies ermöglicht uns auch, das Unvorhersehbare prioritär zu managen. Alles andere ist ja eben durch das GTD-System unter Kontrolle. Ich kann das auch bildlich ausdrücken: Wenn der Schreibtisch bereits ein einziges Chaos ist, ist kein Platz für neues Chaos. Genau das können unerwartete Situationen aber auslösen.
Es gibt aber noch einen anderen Aspekt: GTD zielt darauf ab, einen freien Kopf zu bekommen, einen “mind like water” wie David Allen gerne zu sagen pflegt. Aus dieser Mentalität hinaus lässt sich Unvorhersehbarem natürlich viel besser und entspannter entgegentreten.
Mind Like Water: A mental and emotional state in which your head is clear, able to create and respond freely, unencumbered with distractions and split focus.
David Allen
Man kann sich aber auch ein wenig vorbereiten. Ich empfehle generell, einen Tag nicht auf die letzte Minute durchzuplanen. Es ist sinnvoll, freie Zeitblöcke zu haben, die dann genau für solche Situationen zur Verfügung stehen. Passiert nichts Unerwartetes können wir uns immer noch andere Aufgaben aus unserem System hinauspicken. Auch eine Nachschau kann sinnvoll sein: hätte die Situation durch bessere Planung verhindert werden können?
Bei einem länger andauernden Notfall sieht das natürlich anders aus. Hier sollte man sich erstmal Zeit freiräumen, indem z.B. in OmniFocus alle anstehenden Aufgaben ein Startdatum bekommen, welches ein bis mehrere Tage in der Zukunft liegt.
Disclaimer: GTD ist eine Marke der David Allen Company, zu der dieses Blog in keinerlei Beziehung steht.
