Beim Schreiben am Computer, Tablet oder Smartphone keine unnötigen oder sich häufig wiederholende Texte einzugeben, sollte Bestandteil einer effizienten Arbeitsstrategie sein und spart letztendlich Zeit, die man anderweitig nutzen kann. Man muss sich einfach mal überlegen, wieviel Arbeitszeit man schon damit verbracht hat, immer gleiche Text-Fragmente wie z.B. „Sehr geehrte Damen und Herren“, „mit freundlichen Grüßen“ oder persönliche Daten wie Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zu schreiben. Nun ist der Computer doch aber eigentlich dazu da, einem solche Routinearbeiten abzunehmen und genau hier setzt TextExpander an.
Funktionsweise
Das Programm, dessen Desktop-Version für Mac und Windows erhältlich ist, läuft im Hintergrund und kann auch gleich bei der Anmeldung automatisch gestartet werden. Es ersetzt überall dort, wo Text eingegeben werden kann, zuvor definierte Abkürzungen wie von Zauberhand durch eine Langform, die man dieser Abkürzung zugeordnet hat. Das kann in der Textverarbeitung, dem Programmiereditor, dem Mail-Programm, dem Browser (z.B. in Formularen) oder sonst wo sein. Dieses System ist somit viel universeller einsetzbar als eine Textbaustein-Funktion in der Textverarbeitung oder im Mail-Programm. Hier ein paar Beispiele aus meiner Bibliothek für Briefe und E-Mails:
sgdh -> Sehr geehrte Damen und Herren,
sgh -> Sehr geehrter Herr %|,
sgf -> Sehr geehrte Frau %|,
vdank -> vielen Dank für Ihre Nachricht!
wfragen -> Für weitere Fragen hierzu stehen wir gerne zur Verfügung.
So kann man mit wenigen Buchstaben schon eine halbe Nachricht schreiben und sich dann sofort mit dem eigentlichen Inhalt befassen. Das „%|“ ist übrigens eines der vielen Platzhalter von TextExpander und bedeutet, dass nach der Expansion des Kürzels der Cursor an diese Stelle plaziert wird (in diesem Fall, um gleich den Namen schreiben zu können). Solche Platzhalter gibt es z.B. auch für Datum und Uhrzeit, so schreibe ich z.B. immer einfach nur „ddat“ statt dem tatsächlichen Datum und müsste noch nicht einmal genau wissen, welcher Tag heute ist. Die Platzhalter muss man selbstverständlich nicht auswendig kennen, der Editor von TextExpander bietet natürlich entsprechende Einfügefunktionen. Und ist dabei sogar flexibel genug, dass man Dinge wie das Datumsformat festlegen kann. Es gibt sogar einen Platzhalter, der den aktuellen Inhalt der Zwischenablage einsetzt, was äußerst nützlich sein kann.
Gerade im beruflichen E-Mail-Verkehr ist es ja auch oft so, dass von Kunden immer wieder dieselben Fragen gestellt werden. Daher habe ich mir für solche „FAQs“ Abkürzungen definiert, die mehr oder weniger schon die ganze Anfrage beantworten. Und hier wird die Zeitersparnis richtig hoch. Aber nicht nur das. Wenn man die Textbausteine einmal wirklich sorgfältig erstellt, bekommt der Kunde auch eine präzise ausformulierte Antwort, in der nichts fehlt und die nicht nochmals auf Schreibfehler überprüft werden muss. Es profitieren also sogar beide Seiten.
Auch für alle persönlichen Daten habe ich Kürzel, die bei mir alle mit „mj“ anfangen, z.B. „mjmj“ für Markus Jasinski, „mjdr“ für Dr. Markus Jasinski, „mjvd“ für meine E-Mailadresse oder „mj55“ für 18055 Rostock. So sind Webformulare blitzschnell und vor allem fehlerfrei ausgefüllt.
Auch für Webadressen, die ich in meiner Korrespondenz häufig benötige, habe ich entsprechende Kürzel. Der ersetzte Text muss übrigens nicht zwangsläufig länger sein als die Abkürzung. Auch schwer erreichbare Sonderzeichen oder Emojis sind bestens als Ersetzungstext geeignet.
Textbausteine finden
Muss man sich nun die ganzen Kürzel alle merken? Mal abgesehen davon, dass man häufig benutzte Kürzel automatisch verinnerlicht, lautet die Antwort hierauf Nein, denn TextExpander kommt einem auch hier zu Hilfe. Mit Ctrl-Alt-Cmd-T (Tastenkürzel einstellbar) erhalte ich ein kleines Suchfenster, in dem sowohl nach Kürzeln als auch nach ausgeschriebenen Text gesucht werden kann. Mit der Entertaste landet das Suchergebnis umgehend im geschriebenen Text.
Ausfüll-Formular
Braucht man Textbausteine, bei denen noch das ein oder andere eingesetzt werden muss, kann man sich Kürzel bauen, die nach deren Eingabe erstmal eine Vorschau der Ersetzung zeigen und Ausfüllfelder für die fehlenden Bestandteile bieten. Das können entweder Auswahl- oder Freitextfelder sein. Der folgende Screenshot zeigt ein Beispiel dieses praktischen Features:
Fortgeschrittene Funktionen
TextExpander kann aber noch viel mehr als kurzen durch langen Text ersetzen. Das Kürzel kann auch ein Shell-, JavaScript-, oder AppleScript-Skript anstoßen, welches man ebenfalls im TextExpander-Editor formuliert und dessen Ausgabe dann der ersetzte Text ist. Dies ermöglicht extrem mächtige Textbausteine, etwa um die Webadresse der gerade aktiven Seite im Browser in eine E-Mail einzufügen. Beispiele hierfür werde ich in kommenden Blog-Artikeln posten, dazu muss ich aber natürlich das Tool selbst vorgestellt haben, was ja hiermit passiert.
Gruppenfunktionen
Da TextExpander inzwischen seine eigene Cloud mit entsprechender Kontoverwaltung mitbringt (dazu gleich mehr), können auch mehrere Nutzer mit den gleichen Kürzeln arbeiten oder Kürzel untereinander geteilt werden. Das ermöglicht u.a. einheitliche Kürzel-Setups in Unternehmen und entsprechend firmenweit ausformulierte Textbausteine.
TextExpander für iOS
Das Beste zum Schluss: TextExpander gibt es auch für iOS (als universelle App). Die Textbausteine vom Mac oder Windows kann man via Cloud in die iOS-Version übertragen. Leider kann das Programm dort nicht einfach im Hintergrund laufen und sich in alle Eingaben einklinken. Aber iOS-Entwickler haben die Möglichkeit, eine TextExpander-Unterstützung in Ihre App einzubauen und gerade bei vielen Produktivitätsprogrammen, die ja Gegenstand dieses Blogs sind, wurde das auch gemacht. Zu den iOS-Programmen mit TextExpander-Unterstützung gehören u.a. DEVONthink To Go, OmniFocus, OmniOutliner, Drafts, Fantastical, Bear, DayOne, Dispatch uvm. Texte für andere Zwecke kann man in TextExpander touch selber schreiben und anschließend in die Zwischenablage kopieren oder als E-Mail versenden. So kann man auch auf den Mobilgeräten eine Menge Zeit sparen. Außerdem liefert TextExpander eine eigene Tastatur mit, auf der die Kürzel ersetzt werden.
Preismodell
Wie bereits angeklungen ist, kommt TextExpander mit seiner eigenen Cloud. Die Software wird als Abo angeboten und kostet für Einzelnutzer bei jährlicher Zahlung derzeit 3,33 $ im Monat. Team-Setups bieten mehr Funktionen, kosten aber dafür auch mehr als das Doppelte. Das Abo beinhaltet die Nutzung auf allen unterstützten Plattformen.
Es gibt natürlich Textersetzungsprogramme, die zum Einmalpreis oder gar kostenlos angeboten werden. Allerdings bekommt man beispielsweise nirgendwo die direkte Integration in wichtige iOS-Apps. Für preissensitive Anwender, die darauf verzichten können, lohnt sich daher ein Vergleich mit anderen Produkten. Übrigens haben macOS und iOS bereits eine eingebaute systemweite Textbaustein-Funktion, die sich sogar via iCloud synchronisiert. Diese ist aber weder für mehrzeilige Texte geeignet, noch beinhaltet sie irgendwelche Platzhalter. Alles in allem sollte man natürlich auch die Zeitersparnis gegenrechnen, die bei konsequentem Einsatz im Stunden- und nicht im Minutenbereich liegt.
