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iOS-Kurzbefehl zum Erstellen einer Webseiten-Leseaufgabe in OmniFocus

Automatisierung

Eine der spannendsten Neuerungen in iOS 12 für die Themen dieses Blogs ist Apples App „Kurzbefehle“ (iPhone und iPad, kostenlos, App-Store-Link). Diese App ermöglicht umfassende Automatisierungen in iOS, wie sie bisher nicht denkbar waren. Und Automatisierungen sind ein Schlüssel für effizientes und organisiertes Arbeiten. Daher sind sie ein Thema, welches immer wieder Gegenstand dieses Blogs sein wird.

Die Kurzbefehle-App funktioniert vom Grundprinzip so wie die Automator-App auf dem Mac, die es ja dort schon sehr lange gibt. D.h., im einfachsten Fall werden Arbeitsschritte, die man aus einer Bibliothek in den neuen Befehl hineinzieht, untereinander angeordnet und dann beim Ausführen des Befehls entsprechend abgearbeitet. Eine Einführung in die Kurzbefehle-App würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, es gibt im Internet allerdings reichlich Informationen hierzu und in der App selbst gibt es einen Vorrat an Beispielen aus unterschiedlichen Bereichen, mit denen man sich entsprechend einarbeiten kann. Wie bei allen sinnvollen Automatisierungen muss man anfangs etwas Zeit in die Sache stecken, die man dann bei deren vielfacher Anwendung mehr als zurückbekommt.

Die hier vorgestellte Automatisierung soll folgendes Problem lösen: Wir finden im Web einen interessanten Artikel, haben gerade keine Zeit uns damit zu befassen und möchten in OmniFocus eine Aufgabe erstellen, diesen zu lesen. Dazu erzeugen wir in der Kurzbefehle-App einen neuen Kurzbefehl mit folgendem Inhalt:

Screenshot des Kurzbefehls

Mehr als diese fünf Arbeitsschritte sind nicht nötig. Schritt 1 bis 4 dienen dazu URL und Titel der betrachteten Webseite in sogenannten Variablen zu speichern. Dies ist ein Konzept aus Programmiersprachen, man speichert in ihnen Werte, die man in späteren Schritten benötigt. Anschließend braucht nur noch das OmniFocus-Objekt hinzugefügt werden. Generell können Apps Befehle zur Kurzbefehl-App beisteuern, was ein wesentlicher Grund für die Mächtigkeit dieser Automatisierungen ist.

„Name“ ist der Name der Aufgabe. Hier platzieren wir unsere zuvor definierte Variable „Titel“. Das Projekt (Feld „Projekt“) wird natürlich bei jedem Nutzer etwas anders heißen und muss daher entsprechend angepasst werden. Bei mir ist es „[Lesen/Review]“, mit den eckigen Klammern kennzeichne ich bei mir generell optisch, dass es sich um eine Einzelaktionsliste handelt. „Kontext“ müsste eigentlich mittlerweile „Tags“ heißen, das Komma ist hier als Trennzeichen zwischen den Tags zu verwenden. Dies ist eine weitere Stelle, an der sicherlich individuelle Anpassungen nötig sind. Ganz unten gibt es noch das Feld für Notizen (im Screenshot knapp nicht sichtbar), hier platzieren wir die zweite Variable „URL“. Wichtig sind noch die Einstellungen, diese sind über das Icon mit den zwei Schiebereglern oben rechts unterhalb von „Fertig“ zu erreichen:

Screenshot der Einstellungen des Kurzbefehls

Hier ist ein Name einzutragen und ein Symbol samt Farbe zu wählen. Praxistipp: Allen Kurzbefehle, die mit OmniFocus zu tun haben, gebe ich ein violettes Icon, so kann deren Zweck sofort erkennen. Entscheidend ist, dass der Schalter „im Share-Sheet anzeigen“ aktiviert ist, denn so stellen wir die Verbindung des Kurzbefehls zum Browser her.

Der vollständige Kurzbefehl in meiner Version kann hier heruntergeladen werden. Es spielt übrigens keine Rolle, ob wir gerade auf dem iPad oder iPhone unterwegs sind, es muss lediglich die Kurzbefehle-App installiert sein. Diese kümmert sich um die Synchronisation mit den verschiedenen Geräten.

Und so wird der neue Kurzbefehl dann verwendet: Wenn wir im Safari auf eine interessante Seite stoßen, brauchen wir nur das Share-Sheet aktivieren (Icon mit dem Pfeil nach oben). Anschließend tippen wir in der unteren Liste auf „Kurzbefehle“. Sollte dieser Eintrag nicht vorhanden sein, einfach in dieser unteren Liste ganz nach rechts scrollen, „Mehr“ antippen und den Schalter hinter „Kurzbefehle“ aktivieren. Gegebenenfalls kann der Menüpunkt auch noch weiter nach oben verschoben werden, damit er im Share-Sheet weiter links steht und somit besser erreichbar ist. Sobald wir „Kurzbefehle“ dann angetippt haben, erscheint eine Liste aller Kurzbefehle, die für Share-Sheets geschrieben wurden:

Screenshot des Share-Sheets mit den Kurzbefehlen

Wir tippen auf „Lesen/Review“ und die Aufgabe wird automatisch erstellt, inklusive Tags und Einordnung ins richtige Projekt:

Screenshot der neuen Aufgabe in OmniFocus

Über den Autor

Markus Jasinski

Markus Jasinski ist ein Rostocker Unternehmer, Naturwissenschaftler, IT-Spezialist, Autor, Dänemark-Fan, überzeugter Radfahrer und nicht zuletzt „Computer Geek“ und Smart-Home-Enthusiast. Sein erstes iPhone kaufte der promovierte Naturwissenschaftler im Jahre 2008, kurze Zeit später wurde er dann auch zum Mac-Nutzer. Nach und nach gesellten sich iPad, Apple TV und Apple Watch hinzu.

Um diese vielfältigen Interessen und Aktivitäten "unter einen Hut" zu bekommen befasst sich der gebürtige Westfale seit über zehn Jahren mit den Themen Selbstorganisation und Aufgabenmanagement, die ebenfalls ein Schwerpunkt dieses Blogs sind.

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