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Drafts

Drafts

Unsere elektronischen Helfer, z.B. iPhone oder iPad, haben heute in vielen Fällen den klassischen Notizblock verdrängt. Ich habe zwar immer noch ein Mininotizbuch in meiner Hemdtasche, greife aber natürlich selber gerne zu iOS-Geräten. Die Möglichkeit, einen Gedanken oder eine Idee schnell aufschreiben oder diktieren zu können, ist wichtiger Bestandteil meines GTD®-Systems (hier ist ein ausführlicher Artikel dazu). Doch welche App nimmt man dazu am besten? Naheliegend wäre zunächst mal die eingebaute Notiz-App. Das würde auch funktionieren, dennoch möchte ich heute „Drafts“ von Agile Tortoise empfehlen, da sie insbesondere für die Ersterfassung eine ganze Reihe Vorteile aufweist:

  • Sie startet bei jedem Aufrufen der App mit einem neuen leeren Blatt. Somit kann man quasi verzögerungsfrei sofort seine Notiz auf das virtuelle Papier bringen. Wenn man die App nur kurz verlässt, gelangt man natürlich zur alten Notiz zurück, der Zeitraum, ab wann ein neues Dokument begonnen wird, ist einstellbar.
  • Man kann auf ältere Versionen eines Dokuments zurückgreifen.
  • Drafts unterstützt TextExpander. Dadurch stehen alle meine Kürzel vom Mac direkt in der App zur Verfügung.
  • Drafts unterstützt das Schreiben in Markdown, einer einfachen, aber effektiven Textauszeichnungssprache. Neben einer Vorschau-Möglichkeit, wird auch eine konfigurierbare zusätzliche Tastaturzeile geboten.
  • Es gibt nahezu unbegrenzte Möglichkeiten, den eingegebenen Text weiterzuverarbeiten. Hier liegt die wesentliche Stärke von Drafts, die weit über das hinausgeht, was andere Programme bieten. Nicht immer weiß ich schon beim Erstellen der Notiz, was daraus mal wird, vielleicht ein Tweet, eine E-Mail, eine iMessage, ein Kalendereintrag, ein Aufgabe oder eine richtige Notiz, die dann später in einer Dokumenten-App endgelagert wird. Es ist aber auch egal, ich bin erstmal nicht festgelegt, sondern kann einfach losschreiben.
Screenshot von Drafts auf dem iPhone
Drafts für iOS startet mit einer leeren Seite

Im restlichen Artikel möchte ich den letztgenannten Punkt vertiefen, denn mit den richtigen Aktionen (so heißen die Weiterverarbeitungsmöglichkeiten in der App) wird Drafts zu einem sehr mächtigen Werkzeug.

Damit man bei seinen konfigurierten Aktionen nicht den Überblick verliert, kann man sie in Gruppen zusammenfassen. Ich habe mir die Gruppen „Process“, „Share“, „File/Flag/tag“ und „Search“ eingerichtet. Alle häufig verwendeten Aktionen befinden sich der Einfachheit halber in „Main“. Zur besseren Auffindbarkeit kann jede Aktion mit einem Icon (aus einer umfangreichen Bibliothek) und einer Iconfarbe versehen werden.

Screenshots der Aktionsmenüs in Drafts
Aktionsmenüs in Drafts

Die Aktion selbst besteht aus ein oder mehren Schritten, die man im eingebauten Aktionseditor festlegen kann. Was alles als Schritt definiert werden kann, ist beachtlich. Hier nur eine kleine Auswahl:

  • Ersetzen oder erweitern (voranstellen oder anhängen) der Zwischenablage
  • Versenden einer E-Mail und zwar auch im Hintergrund, ohne dass erst die Entwurfsansicht aufgeht
  • Versenden einer iMessage oder SMS
  • Erstellen einer Erinnerung in iOS
  • Erstellen eines Kalendereintrags
  • Erstellen einer Notiz in Evernote (bzw. an eine bestehende Notiz anhängen)
  • Öffnen des iOS-Share-Sheets
  • Weitergabe als Datei mit dem Öffnen-in-Dialog
  • Auf Twitter oder Facebook posten
  • Neue Datei in Dropbox, Google Drive oder iCloud erstellen, bzw. an eine Textdatei anhängen (vorne oder hinten)
  • Eine URL aufrufen
  • Eine bestehende Aktion aufrufen
Screenshot des Drafts-Aktionseditors
Drafts-Aktionseditor

Beim Konfigurieren des jeweiligen Schritts kann vieles im Detail festgelegt werden, z.B. Betreff und Empfänger der E-Mail, Empfänger und Text der iMessage usw. Dazu stehen mächtige Platzhalter zur Verfügung wie z.B.:

  • [[draft]] = der ganze eingegebene Text der Notiz
  • [[title]] = nur die erste Zeile des eingegebenen Textes
  • [[body]] = der ganze Text außer die erste Zeile
  • [[line|n]] = die n. Zeile des eingebenden Textes
  • [[clipboard]] = Inhalt der Zwischenablage

Somit können die Daten für den jeweiligen Schritt in flexibler Weise dem eingebenden Text oder der Zwischenablage entnommen werden. Legt man sich etwa eine E-Mail-Aktion an, so kann in der ersten Zeile der Betreff und in den übrigen Zeilen der eigentliche Inhalt der Mail stehen.

Sehr mächtig ist der URL-Aufrufschritt. Und hier wird es auch ein wenig „nerdig“, denn viele iOS-Apps lassen sich über einen URL-Aufruf starten. Aber damit nicht genug, es lassen sich in vielen Fällen auch noch Parameter anhängen und z.B. Drafts-Platzhaltern befüllen. Ein Beispiel zur Verdeutlichung. Man kann mit Drafts Aufgaben in OmniFocus anlegen, indem man in einer einschrittigen Aktion folgende URL aufruft:

omnifocus://x-callback-url/add?name=[[title]]&note=[[body]]&autosave=true

Diese URL öffnet OmniFocus, legt eine neue Aufgabe mit der ersten Zeile Text als Titel und dem restlichen Text als Notiz an und springt wieder zurück nach Drafts (so dass man z.B. gleich die nächste Aufgabe eingeben könnte).

Wem das zu nerdig ist, kann auf das umfangreiche eingebaute Aktionsverzeichnis zurückgreifen, zu dem auch Drafts-Benutzer ihre selbstgeschriebenen Aktionen beisteuern können. Es ist daher entsprechend umfangreich.

Ein weiteres Beispiel für eine Aktion wäre eine iMessage oder eine SMS an eine ganze Gruppe vordefinierter Personen. Einfach die Personen in dem betreffenden Schritt einfügen, dann reicht es künftig den Text zu schreiben und diese Aktion zu starten, um alle zu informieren. Die Möglichkeiten zum E-Mail-Versand im Hintergrund nutze ich z.B. für Trello, einer Projektmanagement-Software. Somit kann ich eine neue Idee einfach in Drafts hineinschreiben, die entsprechende Aktion starten und schon landet das Ganze in meiner Trello-Ideenliste, da solche Trello-Listen individuelle E-Mail-Adressen haben, mit denen man sie per Mail erweitern kann.

Die Aktionen, die Konfiguration und auch die Notizen können übrigens über iCloud synchronisiert werden, was sehr sinnvoll ist, wenn man sowohl ein iPhone als auch ein iPad nutzt. Es gibt sogar eine App für die Apple Watch, mit der man schnell mal eine neue Notiz diktieren kann. Drafts erhält regelmäßig Updates und Funktionen neuer iOS-Versionen sind bisher immer schnell in das Programm eingeflossen. Eine Mac-Version ist ebenfalls erhältlich, hat aber derzeit noch einen geringeren Funktionsumfang als die iOS-Versionen. Im wesentlichen fehlen die Aktionen, es steht lediglich das Sharing-Menü von macOS zur Verfügung. Da über iCloud-Drive synchronisiert wird, ist es aber kein Problem spezielle Weiterverarbeitungen unter iOS zu erledigen. Die Software wird seit der aktuellen 5er-Version als Abo vertrieben.

Alles in allem eine rundum nützliche App, die sich einen Platz im Dock meiner Geräte gesichert hat.

Drafts-Icon
Texterfassung

Drafts

Plattformen: macOS, iOS, watchOS
Preis: ab 19,99€/Jahr (Abo)
Hersteller: Agile Toroise

Über den Autor

Markus Jasinski

Markus Jasinski ist ein Rostocker Unternehmer, Naturwissenschaftler, IT-Spezialist, Autor, Dänemark-Fan, überzeugter Radfahrer und nicht zuletzt „Computer Geek“ und Smart-Home-Enthusiast. Sein erstes iPhone kaufte der promovierte Naturwissenschaftler im Jahre 2008, kurze Zeit später wurde er dann auch zum Mac-Nutzer. Nach und nach gesellten sich iPad, Apple TV und Apple Watch hinzu.

Um diese vielfältigen Interessen und Aktivitäten "unter einen Hut" zu bekommen befasst sich der gebürtige Westfale seit über 10 Jahren mit den Themen Selbstorganisation und Aufgabenmanagement, die ebenfalls ein Schwerpunkt dieses Blogs sind.

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