Trello

Trello ist für mich ein interessantes Werkzeug, um Projekte zu planen. Es ist eine Alternative zum Outliner oder Mindmapper, denn die App verfolgt einen etwas anderen, nämlich eine Art Listen-basierten Ansatz. Man könnte es auch als eine Art visuellen Organizer bezeichnen. Die Funktionsweise wird am besten anhand eines Beispiels deutlich. Ich habe z.B. meinen letzten Kopenhagen-Urlaub mit Trello geplant, insbesondere bezüglich der Frage, wann besuche ich welche Sehenswürdigkeit. Dazu habe ich mir eine neue Projektfläche – in Trello „Board“ genannt – angelegt und alle Orte, die ich besuchen möchte, erstmal in eine Trello-Liste „Aktivitäten“ (ganz links) untereinander geschrieben:

Die einzelnen weißen Boxen einer List nennt man „Karten“ und sie können noch viel mehr als nur einen Titel beinhalten. Das interessanteste ist aber, dass man sie per Drag & Drop sowohl innerhalb der Liste als auch in andere Listen (hier rechts daneben) verschieben kann. Ich habe mir daher weitere Listen – und zwar eine pro Urlaubstag – angelegt und konnte somit beginnen, mir mein Urlaubsprogramm „zurecht zu schieben“, und zwar nach Kriterien wie z.B. Öffnungszeiten und Stadtteil/Lage. Eine solche Struktur bezeichnet man in der IT übrigens auch als Kanban-Board (japanisch kan = Signal, ban = Karte). Klickt man auf eine Karte, erhält man deren Detailansicht:

Screenshot der Einstellungen einer Trello-Karte

Hier kann man jede Menge nützliche Zusatzinformationen festhalten, in meinem Fall Öffnungszeiten und Lage. Für letzteres habe ich die farbigen Etiketten („Labels“) verwendet, die auch direkt in den Listen (siehe ersten Screenshot) angezeigt werden, z.B. grün für Stadtzentrum. Zusätzlich zur Beschreibung können auch noch Dateien an die Karte angehängt werden. Wie man anhand der Buttons auf der Detailansicht erkennen kann, bietet Trello noch eine ganze Reihe von Möglichkeiten, u.a. auch die Zusammenarbeit mit anderen Nutzern. Mein Kopenhagen-Board habe ich dann übrigens jeden Abend aktualisiert, um Sehenswürdigkeiten, die ich an diesem Tag doch nicht geschafft habe, auf einen anderen Termin zu verschieben oder, falls ich mehr als geplant geschafft habe, evtl. sogar neue Orte hinzuzunehmen.

Eine sehr nützliche Funktion ist auch, dass man für jede Liste von Trello eine E-Mail-Adresse bekommt. Schickt man eine E-Mail dorthin wird deren Inhalt als Karte an diese Liste angehängt. Das ist eine hervorragende Möglichkeit, z.B. in Drafts notierte Ideen per Drafts-Aktion zu Trello zu senden.

Trello läßt sich daher für vieles einsetzen, was mit Organisation und Planung zu tun hat. Zum Beispiel habe ich ein Board mit Listen für jedes Quartal und trage mir dort als Karten Ziele ein, die ich im jeweiligen Quartal erreichen möchte. Trello ist also ein gutes Werkzeug für den Perspektiven-Aspekt von „Getting Things Done®“.

Die Software ist in erster Linie eine Web-App, bietet aber Apps für alle gängigen Plattformen, nicht nur macOS und iOS/iPadOS. Sie wird nach einem Freemium-Modell vertrieben, d.h., sie bietet einen gewissen – für mich ausreichenden – Umfang an Funktionalität kostenlos. Wer mehr braucht, zahlt einen entsprechenden Monatsbeitrag.