Allgemeines und macOS-App
Nicht jede Information stellt eine ausführbare Aufgabe da, die wir in unserer Aufgabenverwaltung unterbringen können. Zunächst mal ist natürlich zu prüfen, ob diese Information überhaupt aufbewahrenswert ist. Falls ja, benötigen wir für solche Fälle eine Ablage, in der wir diese auch schnell wiederfinden können.
Für elektronische Ablagedaten empfehle ich DEVONthink. Die App kann jede Art von Information oder Datei speichern. Als Ordnungsmerkmale stehen Datenbanken und Gruppen zur Verfügung, außerdem können Dokumente und Notizen verschlagwortet werden. DEVONthink kommt in mehreren Editionen, die sich durch ihren Funktionsumfang unterscheiden. Die Standard-Version reicht dabei bereits für die allermeisten Anwendungsfälle aus. Die Pro-Version bringt zusätzliche Funktionen wie Scanner-Integration OCR und E-Mail-Archivierung. Die Server-Version kommt schließlich mit einer Weboberfläche, die z.B. der ganzen Abteilung ermöglicht, per Browser im DEVONthink-System zu recherchieren.
DEVONthink unterstützt mehrere Datenbanken, ich habe z.B. eine für private und eine für berufliche Zwecke. Innerhalb meiner privaten Datenbank gibt es – ziemlich analog zu meiner Aufgabenverwaltung – Gruppen, die optisch wie Ordner aussehen, für die verschiedenen Lebensbereiche, z.B. „Fahrrad“, „Finanzen“, „Gesundheit/Fitness“, „Reisen“, „Technik“ und „Wohnung“. In diesen Gruppen/Ordnern liegen dann entweder Texte, häufig reiner Text oder im Markdown-Format, sowie weitere Dateien wie PDFs oder Bilder. Grundsätzlich können alle Arten von Dokumenten in DEVONthink abgelegt werden. Ein weiterer Dokumententyp sind Bookmarks auf Webseiten. Die Seiten selbst werden dann direkt in einem Webview in der Software dargestellt. Innerhalb der Gruppen gibt es verschiedene Sortiermöglichkeiten, die einmal eingestellt auch beibehalten werden. Ich habe in der Regel die neuesten Dokumente oben und die ältesten unten. Zusätzlich zu den Gruppen kann man sogenannte intelligente Gruppen anlegen. Diese enthalten dann nur die Dokumente, die einem auch schachtelbaren Regelwerk entsprechen, welches man beim Erstellen der Gruppe festlegt. Im einfachsten Fall kann es eine Gruppe geben, die alle PDFs der Datenbank enthält, es kann aber auch nahezu beliebig komplex sein, z.B. alle Bilder aus 2019, die mit „Screenshot“ verschlagwortet sind. Wieder analog zur Aufgabenverwaltung gibt es auch eine globale Eingangsgruppe, die man sich auch in die Seitenleiste des Finders packen kann. Auf diese Weise kann man Dokumente erstmal schnell ablegen und sich später, z.B. im Rahmen eines wöchentlichen Reviews, um die Einsortierung und Verschlagwortung kümmern. Es gibt auch sogenannte Browser-Extensions, die auf Knopfdruck sowohl Seiteninhalte als auch Bookmarks in DEVONthink ablegen. Die Ablage des Seiteninhalts hat den Vorteil, dass einem die Informationen selbst dann erhalten bleiben, wenn die ursprüngliche Webseite mal vom Netz genommen wurde. Ist mir durchaus schon passiert. Zusätzlich wird übrigens ein Verweis auf die Originalseite gespeichert. Eine weitere Möglichkeit auf dem Mac, um Daten in die App zu bekommen, ist der sogenannter „Sorter“, ein Hilfsprogramm in Form einer Lasche am Bildschirmrand (Position frei wählbar), welches aufgeklappt die Ablage von Daten in vordefinierte Gruppen ermöglicht.
Die Suchfunktion in DEVONthink ist recht leistungsfähig und ordnet die Suchergebnisse ziemlich zuverlässig nach ihrer Relevanz. Es wird auch optisch angezeigt, für wie relevant DEVONthink das jeweilige Dokument in Bezug auf den Suchbegriff hält. Eine der wichtigsten Anforderungen an einer Ablage, ist natürlich die schnelle Wiederauffindbarkeit von Informationen. Auch die oben erwähnten intelligenten Gruppen sind hier selbstverständlich eine wichtige Hilfe. Zu jedem Dokument kann existiert in DEVONthink eine URL, welche auf dieses verweist. Sie kann man mit „Verweis kopieren“ in die Zwischenablage kopieren. Dieser Link funktioniert dann geräteübergreifend sowohl auf dem Mac als auch unter iOS. Somit ist er z.B. gut dazu geeignet von einer Aufgabe in OmniFocus auf weiterführende Informationen in DEVONthink zu verweisen.
Eine ganze Reihe von Text-Dokumenten kann direkt in DEVONthink bearbeitet werden, z.B. RTF, reiner Text und Markdown. Allerdings ist der interne Editor leider nicht so elegant wie eine dedizierte Notiz-App wie z.B. Bear oder iA-Writer. Es spricht allerdings auch absolut nichts dagegen, Texte in einem solchen Programm extern zu bearbeiten oder zu erstellen. Warum dann nicht gleich eine solche App als Ablage verwenden? Nun, das scheitert in der Regel daran, dass diese sich nicht zum Speichern beliebiger Dokumente eignen. Viele meiner Text-Notizen sind übrigens ursprünglich in Drafts entstanden.
iOS-/iPadOS-App
Die iOS-/iPadOS-App von DEVONthink ist inzwischen durchaus brauchbar und die Synchronisation mit dem Mac läuft nach meinen Erfahrungen äußerst zuverlässig, dazu gleich mehr. Wovon ich vor wenigen Jahren noch geträumt habe, ist inzwischen Wirklichkeit, ich habe mein gesammeltes Wissen, meine zusammengetragenen Informationen und alle meine Notizen immer auf dem iPhone dabei. Selbst heutzutage kann ich noch Freunde und Bekannte damit verblüffen, dass ich eine Information, von der ich weiß, dass sie in meinem System ist, ohne an einen Rechner zu gehen in Sekundenschnelle herbeizaubern kann.
Auch die iOS-/iPadOS-App ermöglicht das Erfassen und Einsortieren von Informationen, die Suche im Datenbestand, das Editieren von Text-Dateien und sogar das Arbeiten in PDF-Dokumenten (Anmerkungen usw., in-App-Kauf). DEVONthink kann als Datenquelle in der Dateien-App von iOS/iPadOS fungieren. TextExpander wird beim Arbeiten mit Texten ebenfalls unterstützt. Natürlich kann man (und sollte man!) DEVONthink auch ins Share-Sheet von iOS/iPadOS packen, um das Erfassen von neuen Datten zu erleichtern.
Synchronisation
Die Synchronisationsmöglichkeiten in DEVONthink sind äußerst vielfältig:
- lokales Netzwerk
- lokaler Dateiserver
- entfernbare Datenträger wie USB-Festplatten und -Sticks
- iCloud
- Dropbox
- WebDAV
Möchte man unterwegs auf die Daten zugreifen, wird man in der Regel auf eine der drei letztgenannten Möglichkeiten zurückgreifen. Besonders interessant finde ich die Option „WebDAV“, denn damit läßt sich eine Speicherung der Daten auf deutschen Servern realisieren. Viele Webhoster, die Online-Speicher anbieten, unterstützen diese Technologie. DEVONthink ermöglicht sogar, die Daten verschlüsselt zu speichern. Somit kann man auch dienstliche Daten DSGVO-konform synchronisieren.
IMHO auch als Wissensdatenbank geeignet
Ich nutze DEVONthink nicht nur als Ablage/Referenz im Sinne von GTD®, sondern mittlerweile auch als Wissensdatenbank. Funktionen wie Markdown-Support, Backlink-Anzeige, Wiki-Links, Transklusion, Tags usw. machen dies möglich. In diesem Artikel gehe ich ausführlicher darauf ein.
Alternativen
Als gängige Alternativen möchte ich Evernote und die native Notizen-App von Apple empfehlen.
Evernote ist ein Klassiker unter den Notiz- und Ablagesystemen. Es gibt Apps für alle gängigen Systeme, nicht nur aus der Apple-Welt. Auch ein Zugriff über den Webbrowser ist möglich. Es existieren verschiedene Tarife mit unterschiedlichem Funktionsumfang, wobei der Basistarif kostenlos ist und ansonsten eine monatliche Gebühr anfällt (Abo). Der Funktionsumfang ist insbesondere in den kostenpflichtigen Tarifen hoch und reicht von Integrationen in andere Systeme, über Verschlagwortung, Versionsverlauf, Texterkennung (auch in Bildern) bis hin zu Team-Funktionen. Man sollte sich aber darüber im klaren sein, dass die Daten bei einem US-Anbieter in einer Cloud gespeichert werden, was übrigens zumindest bei eingerichteter Synchronisation, auch für die nächste Alternative zutrifft.
Die Notizen-App von Apple hat sich in den letzten Jahren zu einer durchaus brauchbaren Alternative entwickelt. Es entstehen keine Zusatzkosten und die Notizen synchronisieren über alle Geräte Macs, iPhones und iPads via iCloud (ich hatte allerdings gelegentlich schon mal Synchronisationsprobleme). Einzelne Notizen können für andere Nutzer freigegeben werden. Die Anwendung ist gut in das Betriebssystem integriert, ist aber nicht für die Speicherung beliebiger Dokumenttypen gedacht. Dennoch können z.B. PDFs, Bilder und iWork-Dokumente untergebracht werden. Notizen können in Ordner einsortiert werden, die über die Seitenleiste zugänglich sind und auch geschachtelt werden können. Eine Verschlagwortung ist allerdings nicht vorgesehen.
