„Getting Things Done“® (kurz „GTD“®) ist eine Selbstmanagement-Methode, die der Amerikaner David Allen in mittlerweile mehren Büchern beschrieben hat. Darauf basiert auch sein weltweites Schulungsbusiness, welches diese Methodik lehrt und verbreitet. David Allen sagt übrigens, dass er GTD nicht entwickelt, sondern viel mehr entdeckt hat, indem er einfach beobachtet hat, wie die Dinge am besten laufen und funktionieren. Auf dem GTD-System basieren viele meiner Arbeits- und Denkweisen – und somit auch viele Informationen und Empfehlungen in diesem Blog, daher möchte ich in diesem Artikel auf dessen Grundlagen eingehen. Wer tiefer einsteigen möchte, dem empfehle ich in jedem Fall die Bücher von David Allen, die auch ins Deutsche übersetzt wurden. Zum Verständnis der übrigen Get-Organized-Artikel in diesem Blog, sollten Sie diesen Beitrag daher unbedingt lesen.
Ein wesentliches Prinzip von „Getting Things Done“ ist, einen „freien Kopf“ zu bekommen. Man kann nicht kreativ, konzentriert und erfolgreich arbeiten, wenn man in Gedanken bei dutzenden Dingen ist, die einen belasten, weil sie z.B. noch unklar oder vage oder nicht richtig ausgearbeitet sind. David Allen spricht hier von „clear space“, „psychic space“ oder auch „psychic bandwith“ (das ist alles nicht griffig zu übersetzen, ich bleibe daher mal beim „freien Kopf“). Zeit ist hierbei nicht mal das Hauptproblem, denn zum einen hatten selbst die klügsten Köpfe dieses Planeten nur 24 Stunden am Tag und zum anderen würde man selbst zusätzliche Zeit „verplempern“, wenn man seinen Fokus nicht gefunden hat.
Wie bekommt man seinen Kopf frei? Es kommt nur auf zwei Dinge an, Kontrolle und Perspektive (bzw. Fokus). Viel von „Getting Things Done“ dreht sich darum, von beidem mehr zu erlangen bzw. sie wieder zurück zu erlangen. Denn es ist ganz normal, dass man beides mehrmals am Tag verliert, wenn man kreativ arbeitet (Stichwort: kreatives Chaos) oder unvorhergesehene Dinge passieren (und sie werden passieren!).
“A commitment kept only in your head will be given too much or too little attention.”
David Allen
KONTROLLE
Fangen wir mal mit Kontrolle an. Hier ist nicht gemeint, jemanden oder gar die Welt zu kontrollieren, sondern etwas unter Kontrolle zu haben, also zum Beispiel ein Projekt, seinen Schreibtisch oder seinen Kopf. Es sind fünf Dinge, die notwendig sind, um etwas unter Kontrolle zu bringen:
- Erfassen
- Klären
- Einordnen
- Überprüfen
- Ausführen
Erfassen
Der Einstieg in die GTD-Welt beginnt in der Regel damit, alles aufzuschreiben, was einem im Kopf rumschwirrt, egal was es ist. Das geht von „Katzenfutter kaufen“, „Fahrradreifen flicken“, „Wohnzimmer streichen“, über „neue Marketing-Strategie entwickeln“ bis zu „Urlaubspläne schmieden“. Diese Liste ist natürlich nie fertig, von nun an ist es daher wichtig, diese Arbeitsweise beizubehalten. D.h., jeder neuer Gedanke wird von nun an gleich notiert. So geht er weder verloren, noch sollte er einen weiter belasten, denn er ist ja sicher fixiert. In Stresssituationen fühlt man sich oft allein schon dadurch besser, dass man diese Liste gemacht hat. Aber viele machen den Fehler, an dieser Stelle aufzuhören, statt sich um die Schritte zwei bis fünf zu kümmern.
Klären
Im nächsten Schritt geht es darum, diese Liste, die man auch als so eine Art Eingangskorb oder „Inbox“ bezeichnen könnte, durchzuarbeiten. Wir betrachten jeden einzelnen Punkt und fragen uns z.B.:
- Ist es überhaupt wichtig? Wenn nicht, kann der Punkt verworfen werden.
- Ist es eine Aufgabe oder ein Projekt? Falls ja, wird es in den nächsten Schritt durchgereicht. Der Unterschied zwischen Aufgabe und Projekt besteht darin, dass ein Projekt aus mindestens zwei Aufgaben besteht, diesen also übergeordnet ist. Fall nein, was ist es dann?
- Ein Termin? Diesen tragen wir natürlich in unseren Kalender ein.
- Eine wichtige Information? Diese kommt in unsere Ablagesystem, welches wir uns spätestens dann anlegen sollten, wenn nach dieser Methodik gearbeitet werden soll.
- Kann es schnell sofort erledigt werden? David Allen empfiehlt alles, was sich innerhalb von zwei Minuten abarbeiten lässt, sofort zu bearbeiten.
- Kann die Aufgabe delegiert werden? Falls ja, entsteht ggf. unmittelbar die neue Aufgabe, nach einer entsprechenden Zeit bei der jeweiligen Person nachzuhaken.
Anfangs ist dies alles sicher recht ungewöhnlich, aber im Laufe der Zeit wird man besser und besser darin, Gedanken niederzuschreiben und einzuordnen.
Einordnen
Im dritten Schritt geht es um die Einordnung der Aufgaben und Projekte. Jedes Projekt muss ein klar definiertes Ziel haben: Was soll erreicht sein, wenn das Projekt abgeschlossen ist? Wie soll das Endergebnis aussehen? Genau so wichtig ist aber die Frage: Was ist der nächste Schritt, um dieses Endergebnis zu erreichen? Die Aufgaben eines Projektes, sind die Schritte, die sukzessiv zum Abschluss führen. Für jedes Projekt sollte immer der nächste Schritt definiert sein, ansonsten besteht die Gefahr des Stillstands. Jede Aufgabe wird zusätzlich mit einem sogenannten Kontext versehen. Dies kann eine Person sein, die zur Erledigung anwesend sein muss, ein Ort, an dem wir dazu sein müssen oder ein Werkzeug, welches zur Hand sein muss, um nur mal drei Beispiele zu nennen. Die Kontexte erleichtern später die Auswahl der Aufgaben, die sich in dem Kontext erledigen lassen, in dem wir uns gerade befinden (z.B., weil wir gerade eine bestimmte Person treffen). Die meisten Menschen haben übrigens zwischen 30 und 100 Projekte am laufen mit bis zu 150 nächsten Schritten. Das wird einem aber natürlich nur bewusst, wenn man erfasst, klärt und einordnet.
Überprüfen
Sehr wichtig ist daher auch der Überprüfungsschritt. Er ist in vielen Software-Lösungen leider nicht implementiert. Nur, wenn wir unsere Projekte regelmäßig durchsehen, z.B. in einem wöchentlichen Review, ist sichergestellt, dass alles in unserem System noch aktuell und relevant ist bzw. der Umsetzung mittel- und langfristiger Ziele (s.u.) dient. Das ist von großer Bedeutung, denn nur dann können wir unserem System vertrauen und den Kopf wirklich frei bekommen.
Ausführen
Das Ausführen (Schritt fünf) sollte dann natürlich unsere Hauptbeschäftigung sein, denn das Ganze existiert natürlich nicht zum bloßen Selbstzweck.
Ist der Kopf erstmal frei, weil alles im GTD-System ist und nicht mehr im Kopf, ist es übrigens ein typisches Phänomen, dass die Sicht auf neue Dinge und neue Ideen freigelegt wird. Diese waren zuvor schlichtweg unter dem ganzen Ballast verborgen.
PERSPEKTIVE
Aber Kontrolle ist nicht alles. Wie entscheiden wir z.B. welches Projekt wir als nächstes bearbeiten? Hier kommt jetzt der zweite Punkt, Perspektive, ins Spiel. Es existieren im GTD-System von oben nach unten betrachtet sechs Ebenen oder Level, die David Allen gerne auch als Flughöhen bezeichnet:
- Bestimmung/Zweck/Zielsetzung
- Visionen
- Ziele
- Verantwortlichkeiten
- Projekte
- Aufgaben
Der oberste Level „Bestimmung/Zweck/Zielsetzung“ ist natürlich sehr hoch angesetzt. Die wenigsten Menschen würden das auf ihre oben erwähnte initiale Liste setzen. Dabei kommt es doch darauf eigentlich an. Letztendlich geht es hier um die Frage, nach dem Sinn des Lebens. Allerdings macht es gerade beim Einstieg wenig Sinn, sich mit den oberen Ebenen zu befassen, wenn man die unteren noch nicht unter Kontrolle hat.
Etwas handfester wird es eine Ebene tiefer: Wo möchte ich in fünf Jahren sein, wie soll meine Karriere aussehen? Welche Visionen habe ich? Das sind typische Fragen auf diesem Level.
Noch konkreter wird es auf der Ebene „Ziele“: Was muss ich innerhalb des nächsten Jahres erreichen, um der Umsetzung meiner Visionen näher zu kommen? Hier geht es also darum, die Umsetzung dieser Visionen auf einen überschaubaren Zeitraum runterzubrechen.
Im nächsten Level sind wir dann langsam bei den alltäglichen Dingen angelangt. Die Liste der eigenen Verantwortlichkeiten, welche man am besten gleich nach der anfänglichen Aufgabenliste anfertigt, läßt übrigens gut als Mindmap erstellen. Sie ist eine Zusammenstellung der Dinge, die einem Leben wichtig sind und die man auf einem gewissen Standard halten möchte: Das sind z.B. Arbeit (die wie im Beispiel-Diagramm unten feiner unterteilt werden kann), Finanzen, Hobbys, Gesundheit, Erholung und Beziehungen. Die so entstandene Mindmap ist hilfreich, wenn es darum geht, was als nächstes zu tun ist unter der Maßgabe, dass man keine dieser Verantwortlichkeiten vernachlässigen möchte.
Projekte sind schließlich alles, was sich in mehreren Schritten innerhalb eines sehr überschaubaren Zeitraums läßt und Aufgaben dann unsere ganz ganz konkreten Tätigkeiten.
Nun habe ich alle notwendigen Grundlagen zusammengetragen, soweit dies im Rahmen eines einzelnen Artikels möglich ist, damit wir mit der praktischen Anwendung beginnen können. Wie ich die Umsetzung für mich realisiert habe, steht in diesem Artikel.
Disclaimer: GTD und „Getting Things Done“ sind Marken der David Allen Company, zu der dieses Blog in keinerlei Beziehung steht.
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