Einsteiger machen häufig den Fehler, ihre Aufgabenverwaltung mit Inhalt zu überfrachten. Dadurch wird sie unübersichtlicher und schwerer zu handhaben. Daher beschäftigen wir uns heute mit der Frage: Was gehört in eine Aufgabenverwaltung und was bringt man besser woanders unter und wo könnte das dann sein.
Selbstverständlich haben wir da zunächst erstmal die Aufgaben, die natürlich dort hineinkommen. Mit Aufgabe ist ein ganz konkreter Schritt gemeint, der uns dem Ziel des Projekts, zu dem diese Aufgabe gehört näher bringt. Also z.B. „Werkstatttermin machen“, „Hotel in London buchen“ oder „Keller aufräumen“. Eine Aufgabe sollte konkret, klar umrissen und einfach formuliert sein, so dass ohne großes Nachdenken mit deren Erledigung begonnen werden kann.
Auch das Warten auf etwas, z.B. dass ein Kollege eine desligierte Aufgabe erledigt hat, ist ein klassischer Inhalt für eine Aufgabenverwaltung. Besonders wichtig wird dies, wenn der Fortschritt der eigenen Arbeit davon abhängt.
Als nächstes kommen die Projekte selbst dort hinein. Projekte sind eine Abfolge von Aufgaben, die dazu dienen, das Projektziel zu erreichen. Beispiele für Projekte mit den o.g. Aufgaben wären „TÜV für Auto“, „Sommerurlaub 2019“ oder „Hobbykeller einrichten“.
Möchte oder muss man etwas z.B. bis Monatsende fertig haben, ist das auch ein Fall für die Aufgabenverwaltung, damit das Anliegen in keinesfalls in Vergessenheit gerät. In diesem Fall handelt es sich um Aufgaben bzw. ein Projekt mit festem Fälligkeitsdatum.
Ein Grenzfall sind Leselisten oder allgemein, Listen mit Dingen, die man sich anschauen möchte. Meine Empfehlung wäre die Aufgabenverwaltung nur dann damit zu betrauen, wenn z.B. das Lesen eines Dokuments, etwa eines Geschäftsberichts, für das Voranschreiten eines Projekts notwendig ist.
Für Verweise auf allgemeine Webseiten, Belletristik, TV-Serien und Filme empfehle ich separate Apps zu benutzen. Für Webseiten eignen sich z.B. Apps wie Pocket oder Instapaper, bei kleinem Bedarf auch die Safari-Leseliste gut. Für TV-Serien gibt es hervorragende Apps, die den eigenen Fortschritt innerhalb einer Serie festhalten und sogar darüber informieren, wann die nächste Folge ausgestrahlt wird.
Obwohl einige Aufgabenverwaltungen das Anhängen von Dateien erlauben, sind Begleitdokumente und unterstützendes Material, insbesondere wenn sie umfangreich sind, besser in einem Ablage- und Referenzsystem aufgehoben. Zu dem Thema hält dieses Blog mehrere Seiten mit Informationen bereit.
Last, but not least, empfehle ich für alltägliche Einkäufe, wie Butter, Milch und Brot ebenfalls eine separate App zu verwenden, um die Aufgabenverwaltung nicht aufzublähen. Gute Shopping-Apps haben außerdem den Vorteil, dass sie z.B. Einkaufslisten mit dem Ehepartnern teilen und synchronisieren können und in der Regel über praktische Schnelleingabefunktionen verfügen.
