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Workflow für das Korrekturlesen von Dokumenten

Korrekturlesen-Workflow

In meinem Berufsalltag kommt es häufiger vor, dass ich Dokumente – meist in PDF-Form – Korrektur lesen muss. Darunter fallen z.B. Verträge, Vereinbarungen und Angebote. Daher habe ich einen Workflow entwickelt, der einige Automatisierungen enthält und den ganzen Vorgang recht komfortabel gestaltet. Die eigentliche Arbeit erfolgt in PDFpen von Smile Software, einem Werkzeug zum Bearbeiten von PDF-Dokumenten. Der Workflow würde aber auch mit einer anderen App funktionieren, sofern sie für OS X und iOS verfügbar ist und über iCloud oder Dropbox synchronisiert.

Meist erhalte ich das zu überarbeitende Dokument als Anhang einer E-Mail. Um den den Workflow in Gang zu setzen, muss ich es nur im Download-Ordner speichern und dabei mit dem Finder-Tag „Entwurf“ versehen. Dann passiert folgendes:

1. Das Dokument wird in den iCloud-Ordner von PDFpen verschoben. Damit kann ich es sowohl auf dem Mac als auch mit einem iOS-Gerät, vorzugsweise dem iPad, bearbeiten. Gerade das Lesen längerer Dokumente ist auf dem iPad einfach bequemer als auf dem Mac.

2. In OmniFocus, meiner Aufgabenverwaltung, wird automatisch in dem Sammel-Projekt „Dokumente“ eine neue Aufgabe erzeugt mit dem Titel „Review: <Name der Datei>“ (<Name der Datei> steht hier für den Dateinamen im Finder). In der Notiz zur Aufgabe ist das entsprechende Dokument verlinkt, zusätzlich ist das passende URL-Scheme enthalten, um dieses Dokument auch unter iOS direkt aus OmniFocus zu öffnen.

Wie funktioniert das Ganze?

Zunächst wird etwas Hazel-Magie benötigt. Hazel, ein mächtiges Werkzeug zum Automatisieren von Vorgängen auf dem Mac, habe ich vor einiger Zeit ausführlich vorgestellt. Eine Hazel-Regel verschiebt das z.B. aus einer Mail gespeicherte Dokument in den Ordner „Reviews“ des iCloud-Verzeichnisses von PDFpen (iCloud Drive > PDFpen > Reviews):

Screenshot der Review-Regel in Hazel

Damit die Regel greift, muss es sich um ein PDF-Dokument handeln, außerdem muss der Finder-Tag „Entwurf“ vergeben sein. Damit wird verhindert, dass alle möglichen Dokumente in meinem Reviews-Ordner landen.

Screenshot des Reviews-Ordners im Finder

Auch der Reviews-Ordner wird von Hazel überwacht, die Regel dort ist etwas komplizierter:

Screenshot der Hazel-Regel zum Einfügen in OmniFocus

Verarbeitet wird jedes Dokument, welches nicht den Kommentar „zu OmniFocus hinzugefügt“ enthält. Dieser Kommentar wird im Ausführungsteil dann explizit gesetzt. Damit wird sichergestellt, dass jedes Dokument nur einmal in OmniFocus eingetragen wird, obwohl es in dem Ordner verbleibt. Der zweite Schritt im Ausführungsteil ist ein AppleScript, welches das Hinzufügen zu OmniFocus bewerkstelligt. Dazu ist übrigens die Pro-Version von OmniFocus erforderlich.

Das AppleScript sieht so aus:

Screenshot des zugehörigen AppleScripts
tell application "Finder" to set file_name to (name of theFile)

tell application "OmniFocus"
	set task_title to "Review: " & file_name
	set theNote to return & "iOS-Link: pdfpen:///Reviews/" & file_name
	tell front document
		set theContext to first flattened tag where its name = "Fokus"
		set theProject to first flattened project where its name = "[Dokumente]"
		tell theProject
			tell (make new task with properties {name:task_title, deprecated context:theContext, note:theNote})
				tell its note to make new file attachment with properties {file name:theFile, embedded:false}
			end tell
		end tell
	end tell
end tell

Der Pfad zum Review-Verzeichnis (hier: Reviews), das Projekt in OmniFocus (hier: „[Dokumente]“) und der Kontext in OmniFocus (hier „Fokus“, diesen Kontext nehme ich immer, wenn ich an etwas konzentriert arbeiten muss) müssen gegebenenfalls den eigenen Bedürfnissen angepasst werden.

Die Aufteilung auf ingesamt zwei Hazel-Regeln erfolgte, weil Dokumente auch auf anderen Wegen als über den Download-Ordner zum Reviews-Ordner gelangen.

In OmniFocus für OS X sieht die automatisch erstellte Aufgabe dann so aus:

Screenshot der neuen Aufgabe in OmniFocus

Bzw. auf dem iPad so:

Screenshot der neuen Aufgabe auf dem iPad (1)
Screenshot der neuen Aufgabe auf dem iPad (2)

Ein Tap den iOS-Link öffnet das Dokument direkt in PDFpen und die Arbeit kann beginnen:

Screenshot der PDF-Bearbeitung auf dem iPad

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Über den Autor

Markus Jasinski

Markus Jasinski ist ein Rostocker Unternehmer, Naturwissenschaftler, IT-Spezialist, Autor, Dänemark-Fan, überzeugter Radfahrer und nicht zuletzt „Computer Geek“ und Smart-Home-Enthusiast. Sein erstes iPhone kaufte der promovierte Naturwissenschaftler im Jahre 2008, kurze Zeit später wurde er dann auch zum Mac-Nutzer. Nach und nach gesellten sich iPad, Apple TV und Apple Watch hinzu.

Um diese vielfältigen Interessen und Aktivitäten "unter einen Hut" zu bekommen befasst sich der gebürtige Westfale seit über zehn Jahren mit den Themen Selbstorganisation und Aufgabenmanagement, die ebenfalls ein Schwerpunkt dieses Blogs sind.

2 Kommentare

  • Vielen Dank für diesen Beitrag. Ich versuchte das ganze bei mir auch aufzusetzen, allerdings erstellt OmniFocus einzig einen leeren neuen Task, der dann auch verschwindet und nicht mehr aufzufinden ist. Dürfte ich Ihnen einmal meinen ScriptCode zusenden?

    • Der Workflow funktioniert bei mir noch, obwohl er ursprünglich für OmniFocus 2 geschrieben wurde, ich nutze ihn oft.

      Prüfen Sie bitte, ob Sie das AppleScript korrekt übernommen haben, insbesondere was Anführungszeichen betrifft. Ich hab heute mal einen besseren Code-Viewer fürs Blog installiert, der die Übernahme vereinfachen sollte. Prüfen Sie bitte auch, ob es den im Skript verwendeten Projektnamen und den Tag bei Ihnen gibt. Achten Sie bitte auch auf eventuelle Fehlermeldungen von Hazel im Info-Tab („View Log“). Leider erlaubt es meine Zeit nicht, individuelle Unterstützung zu leisten.

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